Preskoči na glavni sadržaj Preskoči na pretragu

OBAVEZNE EVIDENCIJE O RADNICIMA

Maticna evidencija o radnicima, evidencija o radnom vremenu, evidencija o drugim licima

OBAVEZNE EVIDENCIJE O RADNICIMA

OBAVEZNE EVIDENCIJE O RADNICIMA

 

Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja obavezne evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu („Službene novine FBiH“, broj 92/16) propisan je sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca.

 

Pravilnik propisuje četiri obavezne evidencije o radnicima:

  1. Evidencija o radnicima – matična evidencija kod poslodavca;
  2. Evidencija o drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca;
  3. Evidencija o radnom vremenu;
  4. Evidencija o radnom vremenu za radnike koji poslove obavljaju na izdvojenom mjestu rada;

 

NAČIN VOĐENJA OBAVEZNE EVIDENCIJE O RADNICIMA I ROKOVI ČUVANJA

Evidencije-o-radnicima-Maticna-evidencija-radnika


Matična evidencija o radnicima 

Matičnu evidenciju o radnicima poslodavac je obavezan voditi od dana zasnivanja radnog odnosa sa radnikom, te ažurno je voditi do dana prestanka radnog odnosa. Poslodavac je obavezan istu čuvati kao dokumentaciju trajne vrijednosti.


Evidencija o drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca

Evidencije-o-radnicima-Maticna-evidencija-o-drugim-licima

Evidenciju o drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca, poslodavac je obavezan voditi od dana početka rada tih lica, te ažurno je voditi do dana prestanka rada tih lica kod poslodavca. Poslodavac je obavezan istu čuvati najmanje 5 godina od dana prestanka njihovog rada.

Matična evidencija i evidencija o drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca vodi se pisano u obliku knjige, a može se voditi i u elektroničkom obliku.

S obzirom da pomenuta odredba člana 5. stav 3. govori o pisanom vođenju ovih evidencija, printanje i uvezivanje evidencije koja se vodi u elektroničkom obliku ne bi moglo predstavljati pisani oblik evidencije za koji je utvrđena obaveza.

Pravilnikom nisu propisani obrasci navedenih evidencija, ali je na nedvosmislen način, u odredbama čl. 3. i 4. Pravilnika propisan njihov sadržaj, te je potrebno da knjige evidencija sadrže sve podatke propisane u pomenutim odredbama Pravilnika koje se odnose na njihov sadržaj.

 

Mišljenje Federalnog ministarstva rada i socijalne politike

PITANJE:

Da li je poslodavac dužan voditi evidenciju o licima koje angažuje po osnovu ugovora o djelu?

ODGOVOR:

Odredbom člana 43. Zakona o radu, između ostalog, propisano da je poslodavac dužan svakodnevno voditi evidenciju o radnicima i drugim licima angažovanim na radu, kao i evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni-matična evidencija. Na osnovu ovlaštenja iz odredbe člana 43. stav 5. pomenutog zakona federalni ministar rada i socijalne politike donio je Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu („Službene novine Federacije BiH“, broj: 92/16).

Odredbom člana 3. pomenutog pravilnika propisan je sadržaj evidencije o radnicima, a odredbom člana 4. sadržaj evidencije o drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca. Dakle, radi se o dvije odvojene knjige, koje se u skladu sa odredbom člana 5. stav 3. Pravilnika, obavezno vode pisano u obliku knjige, a mogu se voditi i u elektroničkom obliku.

Odredbom člana 4. stav 1. tačka 5. pomenutog pravilnika propisano je da je poslodavac osim evidencije o radnicima, dužan voditi i posebnu evidenciju o licima koja za poslodavca obavljaju rad u skladu sa važećim propisima. Shodno navedenom, mišljenja smo da ste kao poslodavac dužni voditi evidenciju i o licima koja po osnovu ugovora o djelu angažujete za obavljanje određenih poslova. (Broj: 03-34/11-2854/18 od 28.11.2018. godine)


Evidencija o radnom vremenu

Maticna-evidencija-o-radnom-vremenu

Evidencija o radnom vremenu vodi se za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za obračun plate, te je upravo pravilan obračun plate jedan od razloga za vođenje ove vrste evidencije. Sa tim u vezi, poslodavac će u skladu sa podacima iz evidencije, platu radnika za obračunski period obračunavati u odnosu na fond sati, a na način kako je to uređeno odgovarajućim kolektivnim ugovorom ili pravilnikom o radu.

Evidencija o radnom vremenu mora voditi uredno, razumljivo i ažurno na početku i na kraju radnog dana radnika.

Evidencija o radnom vremenu se čuva najmanje pet godina, a u slučaju kada poslodavac ima određena saznanja da je pokrenut radni spor u vezi s ostvarivanjem prava iz radnog odnosa ili u vezi sa radnim odnosom, iste je dužan čuvati do pravosnažnog okončanja tog spora. Ovo iz razloga što evidencija o radnom vremenu može poslužiti kao relevantan dokaz u sporu oko ostvarivanja određenih prava iz radnog odnosa.

Za razliku od načina vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca iz čl. 3. i 4. Pravilnika, propisano da se evidencija o radnom vremenu može voditi, alternativno, pisano u obliku knjige ili u elektroničkom obliku, uz korištenje odgovarajućih kratica, ali uz odgovarajuće nedvojbeno i jasno pojašnjenje značenja svake kratice.

Pravilnikom nisu propisani izgledi evidencija, već isključivo sadržaj istih, odnosno podaci koji evidencije moraju sadržavati.

 

Mišljenje Federalnog ministarstva rada i socijalne politike

PITANJE:

Da li se matična evidencija o radnicima, evidencija o drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca i evidencija o radnom vremenu vode u pisanom ili elektronskom obliku? Da li su propisani obrasci na kojima se vode pomenute evidencije ili obrasce može kreirati poslodavac?

Na koji način se vodi evidencija o radnom vremenu radnika u pojedinim organizacionim jedinicama kod poslodavca?

ODGOVOR:

Odredba člana 43. Zakona o radu, između ostalog, propisuje da je poslodavac dužan svakodnevno voditi evidenciju o radnicima i drugim licima angažovanim na radu, kao i evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni-matična evidencija. Na osnovu ovlaštenja iz odredbe člana 43. stav 5. pomenutog zakona federalni ministar rada i socijalne politike donio je Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Odredbom člana 3. pomenutog pravilnika propisan je sadržaj evidencije o radnicima, a odredbom člana 4. sadržaj evidencije o drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca. Dakle, radi se o dvije odvojene knjige, koje se u skladu sa odredbom člana 5. stav 3. Pravilnika, obavezno vode pisano u obliku knjige, a mogu se voditi i u elektroničkom obliku.

Pored toga, odredbom člana 8. Pravilnika propisan je sadržaj evidencije o radnom vremenu, ali je za razliku od evidencija iz odredbi čl. 3. i 4. Pravilnika, članom 13. istog alternativno propisano da se podaci o radnom vremenu mogu voditi pisano ili u elektroničkom obliku i uz korištenje odgovarajućih kratica, ali uz odgovarajuće nedvojbeno i jasno pojašnjenje značenja svake kratice. Pomenutim pravilnikom nisu propisani obrasci navedenih evidencija, ali je na nedvosmislen način propisan njihov sadržaj, te je potrebno da knjige evidencija, koje može kreirati i poslodavac, sadrže sve podatke propisane u odgovarajućim odredbama Pravilnika koje se odnose na sadržaj evidencija.

Nastavak:

Što se tiče pitanja u dijelu koji se odnosi na vođenje evidencije o radnom vremenu u organizacionim jedinicama poslodavca, isto zavisi od mjesta sjedišta poslodavca i mjesta u kojem se nalaze organizacione jedinice. Naime, ukoliko su sjedište poslodavca i njegove organizacione jedinice smještene na istoj adresi, mišljenja smo da bi poslodavac trebao voditi zbirnu evidenciju o radnom vremenu svih radnika koji obavljaju poslove na tom mjestu rada, kako bi pomenute evidencije mogao predočiti inspektoru rada u skladu sa odredbom člana 43. Zakona o radu.

Ukoliko je sjedište poslodavca i organizacionih jedinica na različitim adresama, mišljenja smo da bi u tom slučaju poslodavac mogao postupiti analogno odredbi člana 10. pomenutog pravilnika, kojom je uređeno pitanje vođenja evidencija o radnom vremenu radnika koji obavljaju poslove na izdvojenom mjestu rada. U tom slučaju poslodavac bi bio u obavezi da zaduži radnika za redovno vođenje i dostavljanje tih evidencija, koje je poslodavac obavezan kontrolirati. (Broj: 03-34/11-567/18 od 12.03.2018. godine)

 

Navedene evidencije možete naručiti po sniženim cijenama klikom na sliku priručnika:

Evidencija-o-radnicima-Paket-evidencija

a više informacija, kao i mišljenja Federalnog ministarstva rada i socijalne politike o slijedećim pitanjima:

  • Kako prikupiti podatke za matičnu evidenciju o penzijskom stažu?
  • Da li se u evidencijama o radnom vremenu pišu sati ili oznake (npr. službeni put SLP)?
  • Da li je svaki radnik u obavezi da na primjerak evidencije o radu stavi svoj potpis?
  • Da li se kod matične knjige radnika prekriži rubrika crvenom olovkom zaposleniku kojem je prestao radni odnos?
  • Da li je poslodavac obavezan „prepisati“ podatke iz ranijih evidencija?
  • Način evidentiranja ugovora o radu na određeno vrijeme i dr.

možete pronaći u našim priručnicima:

Priručnik o primjeni Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i dr. licima angažovanim na radu.

U ovom priručniku se također nalaze i uputstva o postupanju s radnom knjižicom. Priručnik možete naručiti na klikom na sliku:

Primjena-pravilnika

i Stavovi i mišljenja Federalnog ministarstva rada i socijalne politike iz oblasti radnih odnosa, kojeg možete naručiti klikom na sliku:

Stavovi-i-misljenja