Arhivski predmeti bez pečata – pitanje i odgovor

KANCELARIJSKO POSLOVANJE

Pitanje

U arhivi su arhivirani predmeti u okviru kojih se nalaze urbanistička rješenja i građevinske dozvole (otprilike od 1984. – 1991. g) koje imaju potpis, ali ne i pečat. Ostali dokumenti u predmetima su manje – više potpisani i ovjereni.

Stranke traže na revers navedene dokumente i zahtijevaju da se u šalter sali ovjere (arhiva i šalter sala su u istoj službi tako da druge nadležne službe to i ne smatraju svojim problemom).

Molimo vas da nam date stručno mišljenje kako da ubuduće postupamo u situaciji kada stranka traži ovjeru dokumenta, uzetog na revers iz naše arhive, koji je potpisan, a nije opečaćen?

Odgovor

Stavljanje otiska pečata na službene akte subjekata javnog prava ili skraćeno ovjeravanje navedenih akata kojim se faktički vrši njihova autentifikacija, zakonska je obaveza propisana ne samo odredbama iz člana 16. Zakona o pečatu Federacije Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH“, br. 2/94, 21/96 i 46/07) kao općeg propisa, nego i odredbama iz člana 204. stav (3) Zakona o upravnom postupku („Službene novine Federacije BiH“, br. 2/98, 48/99 i 61/22) kojim se uređuje način provođenja upravnog postupka u Federaciji Bosne i Hercegovine, te odredbama iz člana 5. stav (1) tačka f) Pravilnika o kancelarijskom poslovanju u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH“, br. 96/19 i 91/23) kojim je utvrđeno da je to jedan od nekoliko osnovnih dijelova svakog službenog akta.

Opće je poznato takođe i da se u svakodnevnom radu subjekata javnog prava u Federaciji Bosne i Hercegovine vrlo često događa da se na arhivskim primjercima službenih akata koji ostaju u spisu predmeta ne stavlja otisak pečata odnosno da se pored njegovog potpisivanja ne vrši i radnja njegovog ovjeravanja. Isto tako, ostaje potpuno nepoznato kada, zbog čega i s kojim ciljem je takva pogrešna praksa uvedena i zašto se u nekim subjektima javnog prava ne vrši ovjeravanje primjeraka službenih akata koji ostaju u spisu predmeta i samim time se arhiviraju te čuvaju u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivsko poslovanje. Jedini mogući razlog uvođenju takve pogrešne i nezakonite prakse mogao bi se naći u pretpostavci da su lica koja su rukovala pečatom subjekta javnog prava odbijala potpuno izvršavati svoju zakonsku obavezu, s obzirom da je bilo previše takvih akata i da vremenski nisu stizali sve izvršiti kako treba. Ovdje ne bismo dalje razvijali moguće pretpostavke takve neodgovornosti službenih lica, pa smatramo da bi ovo bilo dovoljno objašnjenje.

Kako god, takva praksa, osim što je pogrešna i suprotna gore navedenim propisima, otvara i niz drugih praktičnih problema koji svakodnevno pogađaju fizička i pravna lica koja imaju potrebu u pravnom prometu koristiti arhivirane primjerke službenih akata. Jedan od tih problema javlja se i u ovoj praktičnoj situaciji, prilikom čega stranka kao laik pred organom uprave traži stavljanje trenutno važećeg pečata sa tačno određenim sadržajem na neovjereni arhivski primjerak nekog službenog akta donesenog u ranija vremena. Pođimo od najjednostavnijeg primjera, a to je općinski organ uprave, koji u modernoj Bosni i Hercegovini nema naziv skupštine opštine iz nekadašnjeg komunalnog sistema Socijalističke Republike Bosne i Hercegovine, nego nosi općina ili grad kao jedinica lokalne samouprave. Kako u toj situaciji postupiti i ispuniti zahtjev stranke, a ne pogriješiti prilikom primjene važećih propisa, od kojih smo neke gore naveli?

Dakle, vodeći se zaštitom interesa stranke u postupku, ali istovremeno i voditi računa o zakonitosti rada subjekta javnog prava, smatram da nije dozvoljeno tek tako stavljati otisak savremenog pečata subjekta javnog prava na arhivske primjerke službenih akata koje su ranije donosili neki drugi organi, makar se samo drugačije nazivali. U tom smislu, smatram da bi u predmetnoj situaciji jedini ispravan način bio da se vrši klasično ovjeravanje kopije arhivskog primjerka službenog akta na kojem će se navesti da njegov sadržaj odgovara originalnom primjerku koji se nalazi u arhivu tog subjekta javnog prava odnosno da su oni sadržajno istovjetni. Osim toga, kao pomoćna radnja mogla bi poslužiti i potvrda o izvršnosti nekog službenog akta, koja bi podrazumijevala korištenje savremenog pečata subjekta javnog prava. Pri svemu ovome, potrebno je imati na umu i obaveznu primjenu odredaba Zakona o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa („Službeni list SRBiH“, br. 37/71, 39/75 i 42/89), koji se na području Federacije Bosne i Hercegovine još uvijek primjenjuje.

Na kraju, još jednom naglašavamo, a sve s ciljem otklanjanja nezakonitog postupanja službenih lica kod subjekata javnog prava, da se svi akti na koje se stavlja potpis odgovornog lica koje rješava u upravnom postupku o nečijim pravima i obavezama moraju ovjeriti pečatom tog subjekta, kao jednim od osnovnih dijelova službenog akta.