9.1 Tenderska dokumentacija

PITANJE: Ugovorni organ nije uspio u roku da odgovori na postavljeno pitanje na tendersku dokumentaciju, obzirom da je pitanje postavljeno samo dan pred istek roka za njegovo postavljanje, a Ugovorni organ zbog vikenda nije uspio da odgovori do dozvoljenog dana za postavljanje odgovora. Na koji način da postupi Ugovorni organ?

PITANJE: Da li možemo mijenjati tendersku dokumentaciju dan prije otvaranja ponuda? Produžili bi rok za dostavu ponuda 10 dana. Naime jedan ponuđač nam je ukazao na grešku u obrascu za cijenu ponude, ne vidi se jedna stavka, tako da bi pristupili izmjenama iste, međutim kasno su nam to sugerisali, a sutra je otvaranje ponuda.

PITANJE: Kako postupiti u slučaju kada KRŽ usvoji žalbu izjavljenu na Izmjenu TD i poništi Izmjenu TD, a ne navede da li se predmet vraća Ugovornom organu na ponovni postupak ni da li poništava postupak u cijelosti? Da li Ugovorni organ može nastaviti sa postupkom u smislu da ponovo izmjeni TD uvažavajući stav KRŽ-a ili pokreće potpuno novi postupak nabavke?

PITANJE: Koji je optimalan rok za preuzimanje tenderske dokumentacije na portalu JN (otvoreni postupak)?

PITANJE: S obzirom da je i kod kriterija ekonomski najpovoljnije ponude potrebno definisati cijenu kao potkriterij, na koji način to primijeniti kod zaključivanja okvirnog sporazuma sa više ponuđača (mini tenderisanje) kada ugovorni organ nije u mogućnosti definisati uopće šta će nabavljati, primjerice rezervni dijelovi za vozila? Da li da zaključuje okvirni sporazum ( mini tenderisanje) sa svim kvalifikovanim ponuđačima, pa onda da prilikom realizacije mini tendera u Obrascu za cijenu ponude primjenjuje kriterij i zaključuje Ugovor.

PITANJE: Imali smo otvaranje ponuda stigla nam je jedna ponuda ali problem je taj što ponuđač nije preuzeo tendersku dokumentaciju sa Portala javnih nabavki. Da li prihvatiti ili odbiti tu ponudu?

PITANJE: Ugovorni organ provodi postupak javne nabavke aparata za kompjuterizovanu tomografiju ( KT), sa dodatnom dijagnostičkom radnom stanicom i injektorom. Jedan od potencijalnih ponuđača izjavio je žalbu na tendersku dokumentaciju u kojoj traži poništenje tenderske dokumentacije, smatrajući da ista nije u skladu sa ZJN, što se posebno odnosi na tehničku specifikaciju traženog aparata. Ugovorni organ je utvrdio da je žalba blagovremena, dopuštena i izjavljena od strane ovlaštenog lica, te da je ista djelimično osnovana. U skladu sa gore navedenim, da li ugovorni organ u skladu sa članom 100. stav 3. ZJN može svojim rješenjem djelimično usvojiti žalbu, te izmijeniti tendersku dokumentaciju ili je dužan poništiti postupak javne nabavke? Molimo vas da nam odgovor dostavite najkasnije do 14.00 časova, budući da nam danas ističe rok za izjašnjenje po žalbi.

PITANJE: Zahvaljujemo na odgovoru ali i dalje ostaje nejasnoća za drugi dio pitanja koji se odnosu na nejasnoću da li drugu ponudu prihvatiti ili poništiti cijeli postupak jer ugovorni odnos je predvidio 3 podkriterija ali nigdje u tenderskoj dokumentaciji nije tražio iskazivanje tih kriterija, tako da drugi ponuđač nije ni u formi izjave niti na bilo kojem drugom mjestu nije iskazao 2 podkriterija- rok isporuke i odgođeno plaćanje jer omaškom ugovornog organa takvo nešto nije ni na jednom mjestu u tenderskoj dokumentaciji nije traženo, već samo predviđeno kao podkriterij. Dakle, ponuđač nije dostavio jer nije traženo tenderskom ali su predviđena 3 podkriterija, i taj ponuđač ima samo urednu specifikaciju i obrazac za cijenu robe bez dokaza o 2 podkriterija. Pa nejasnoću stvara da li se može uopšte takva ponuda prihvatiti jer je kriterij ekonomski najpovoljnija ponuda a ne najniža cijena.

PITANJE: Imamo dobavljača za nabavku lož ulja iz Republike Srpske. Koji dokaz o cijeni mogu tražiti kojom on pravda fakturisanu cijenu tenderom je predviđena promjenjiva cijena, koja se tokom trajanja ugovora može mijenjati. Prilikom svake promjene cijena dobavljač je dužan da dostavi dokaz, tj. važeći cjenovnik koji mora biti usklađen sa promjenama cijena nafte i naftnih derivata na svjetskom tržištu.

PITANJE: U uslovima nestabilnosti tržišta i promjena cijena: Kako u TD postaviti termin „promjenjivih cijena“ jer se susrećemo sa problemom raskidanja ugovora zbog promjena cijena od strane naših ponuđača?

PITANJE: Možete li nam navesti praktičan primjer kako predvidjeti promjenljivu cijenu za postupke kao što su nabavka i sukcesivna isporuka kanalizacionih cijevi, zatim pijeska, betona i slično. Za koji kriterij se vezati npr. sa stranice Agencije za statistiku?

PITANJE: U privitku Vam šaljem Žalbu ponuditelja na tendersku dokumentaciji i dio tenderske dokumentacije na koju se odnosi žalba. Zanima me da li su naši potkriteriji diskriminatorni, iako nam je udaljenost bitna jer je riječ o zdravstvenoj ustanovi koja ima 6 vozila, te na području grada imamo 5, 6 benzinskih crpki. Također, koji bi postotak operativnog troška bio odgovarajući?

PITANJE: Proveden je otvoreni postupak za javnu nabavu radova. Sklopljen ugovor sa ponuđačem na temelju jediničnih cijena iz ponude koje su fiksne i ne mogu se mijenjati ni pod kojim uvjetima. Krenula je realizacija ugovora. Ugovorno tijelo dobiva obavijest kako je vrijednost predviđenih radova potpisanih ugovorom prije pola godine puno veća iz razloga (poskupljenje građevinskog materijala na tržištu)..te da ugovorno tijelo bi trebalo iznaći način za novonastalu situaciju. Na koji način riješiti ovaj problem?

PITANJE: Obraćamo vam se sa upitom vezanim za izmjenu i dopunu tenderske dokumentacije, odnosno zanima nas je li moguće izvršiti izmjenu TD na način da mijenjamo procijenjenu vrijednost nabave?

PITANJE: Firma NN kao ponuđač je poslala ponudu ugovornom organu ( međunarodna organizacija). Ugovorni organ je već 4 puta pravio izmjene u tenderskoj dokumentaciji, u tehničkom dijelu (Anexi), te je tražio od ponuđača putem e-maila da i on izvrši korekcije ponude, te ponovo pošalje izmijenjene Anexe. Navedeno je ponuđaču da ug.organ zbog trenutne situacije, a što je uslovilo povećanje cijena proizvoda na tržištu, morao smanjiti prvobitno traženu količinu . Ta nova količina se kosi sa ponudom ponuđača u kojoj je navedeno na traženje ugovornog organa rok važenja, a to je 60 dana, po kojem ponuda još važi. Napominjemo da su sve izmjene vršene poslije isteka roka za slanje ponuda. Da li je ugovorni organ postupio po Zakonu , tj. da li je imao pravo toliko puta mijenjati tehnički dio tenderske dokumentacije, te slati ponuđaču četiri puta da vrši izmjene Anexa, tj. ponude, nakon što je ponuda dostavljena ugovornom organu?

PITANJE: Ponuditelj je u svojoj ponudi izvršio numeraciju svih stranica i stranice bez sadržaje i sa sadržajem( mi smo u tenderu tražili numeraciju sa sadržajem), međutim, uradila se ispravka numeracije, tako što su jedan broj prekrižili a drugi broj napisali, stranice sa sadržajem gdje je učinjena greška su pečatirane i potpisane i jasno se vidi novi broj a stari je samo prekrižen, dok stranice bez sadržaja također je urađena greška u numeraciji , gdje su ispravku uradili na način da su stari broj prekrižili i upisali novi ali bez pečata i potpisa. U slučaju žalbe na način numeracije , što nam je činiti?

PITANJE: Kada dođe do izmjene TD da li je organ dužan istu TD prilagoditi tim izmjenama ili je dovoljno samo obavještenje o izmjeni (u kojoj je navedeno šta je izmijenjeno)?

PITANJE: Obustavljanjem postupka javne nabavke jedan dan prije predaje ponude. Žalitelj se žalio na tendersku dokumentaciju i u skladu s tim tenderska dokumentacija se izmijenila. Koji je novi rok predaje ponude (7,10 ili više dana)?

PITANJE: Prilikom otvorenog postupka, za nabavku radova oko 600.000 KM, a radi se o situacijama kod kojih bi mogli nastati dodatni nepredvidivi troškovi (npr. kod iskopa, izgradnje), smijemo li navesti u troškovniku stavku dodatnih 20% ako dođe do nepredviđenih radova, koji će se realizirati sa istim dobavljačem? Putem pregovaračkog postupka bez objave obavijesti?

PITANJE: Ako tražimo uzorke robe i da je ista kontrolisana od akreditirane laboratorije, te tražimo da se dostavi izvještaj o ispitivanju robe. Da li je dozvoljeno tražiti dokaze da je ta laboratorija ovlaštena – akreditirana? Kako ćemo biti sigurni da je ta laboratorija ovlaštena, ili nam je dovoljno da imamo izvještaj o ispitivanju?

PITANJE: Ukoliko ugovor u ponudi nije parafiran, da li isto predstavlja uvjet za odbijanje predmetne ponude. U natječajnoj dokumentaciji traženo da se svi listovi nacrta ugovora trebaju parafirat.

PITANJE: U konkurentskom postupku javne nabave radova, pristigle su dvije ponude. Kod jednog ponuđača u obrascu za cijenu ponude i u troškovniku nije popunjena tražena stavka nepredviđeni radovi(10%).Da li je to osnov za odbijanje ponude? Druga ponuda je puno veća od procijenjene vrijednosti, a obzirom da nema e-aukcije jer je ostala jedna ponuda, sredstva nisu predviđena Proračunu, može li se poništiti postupak javne nabave.

PITANJE: Obzirom da na svjetskom tržištu pa i kod nas cijene goriva stalno variraju ne možemo predvidjeti količine goriva za planirana sredstva. Pitanje je: dali u TD možemo za predviđena sredstva kao kriterij za najbolju ponudu tražiti najnižu cijenu jedinične cijene goriva??

PITANJE: Молимо Вас да нам, уколико сте у могућности, дате мишљење у вези са поступком јавне набавке за који се створила потешкоћа у даљем поступању и окончању поступка. У поступку јавне набавке услуге екстерне анализе на постројењу за пречишћавање отпадних вода уговорни орган, између осталих услуга, као предмет набавке је предвидио и извршење “Услуга контроле квалитета обрађеног муља из уређаја за пречишћавање отпадних вода”. Потенцијални понуђач је уложио је жалбу на тачка 3.6.1. алинеја 5. тендерског документа гдје уговорни орган тражи као услов за закључење уговора за услугу контроле квалитета обрађеног муља из уређаја за пречишћавање отпадних вода достављање овјерене копије важећег Рјешења о овлашћењу за испитивање отпада, издато од стране Министарства за просторно уређење, грађевинарство и екологију Републике Српске (у даљем тексту Министарство), а све на основу чланова 28. и 29. Закона о отпаду („Сл. гл. Републике Српске“ број 111/13) чланом 15. Уредбе о одлагању отпада на депоније („Сл. гл. Републике Српске“ број 36/15), Имајући у виду чињеницу да Министарство тренутно још није издало ни једно овлашћење за испитивање и категоризацију отпада уговорни орган је у тендерском документу под тачком 3.6.2. навео: “У случају да за неку од услуга које чине предмет набавке, не постоји лабораторија или друга институција која има овлаштење за рад надлежног Министарства Републике Српске, неопходно је да изабрани понуђач достави доказ о подуговарању са овлаштеном лабораторијом или другом институцијом, као и овлаштење за предметно испитивање издато од стране надлежних институција у земљи гдје је подуговарач регистрован за обављање предметне дјелатности”. Подносиоц жалбе у образложењу истиче да уговорни орган захтјева достављање овјерене копије Рјешења о овлашћењу за испитивање отпада издато од стране Министарства, те да се на основу јавно доступних података Министарства може закључити да Министарство не издаје Рјешења о овлашћењу за испитивање отпада које је тражено тендерском документацијом, односно да у БиХ не постоји ни један привредни субјект који има тражено Рјешење. Даље, подносилац жалбе истиче да Министарство издаје једино овлаштења у вези са отпадом која се односе на прекогранични транспорт отпада и овлаштења за управљање отпадом, али не и овлаштење за испитивање отпада које уговорни орган наводи у тендерској документацији. С обзиром на тражено Рјешење од стране уговорног органа, жалилац се 09.02.2022. године преко Портала јавних набавки обратио са молбом за појашњење траженог Рјешења, с обзиром да Министарство нити једном правном лицу није издало овакво овлашћење, фактички такво Рјешење и не постоји у Републици Српској. Дана 10.02.2022. године уговорни орган је доставио одговор да је у тендерској документацији предвиђена могућност да понуђач закључи уговор о подуговарању са лабораторијом или институцијом која има овлаштење за извршење конкретне услуге у земљи у којој је подуговарач регистрован за обављање предметне дјелатности, уколико за неку од услуга ни једна лабораторија или институција нема овлаштење надлежног Министарства Републике Српске. Подносилац жалбе у вези са одговором од 10.02.2022. године истиче да уговорни орган на индиректан начин сам потврђује да се нека од захтјеваних рјешења/овлашћења не издају, али их ипак захтијева, као уговорени услов за потписивање уговора што је недопустиво. Такође, подносилац жалбе сматра да је образложење уговорног органа и сама предметна тачка 3.6.2 тендерског документа незаконита. Надаље између осталог подносилац жалбе истиче: “Како спорно овлашћење Министарства за просторно уређење, грађевинарство и екологију Републике Српске није издало нити једном привредном субјекту предлажемо да се измијени Конкурентски захтјев за достављање понуда у поступку набавке услуге екстерне анализе на постројењу за пречишћавање отпадних вода, Обавјештење о набавци број 377-7-2-57-3-11/22 од 02.02.2022. год на начин да се доказ из тачке 3.6.1. алинеја 5 –Овјерена копија важећег Рјешења о овлашћењу за испитивање отпада издата од стране Министарства за просторно уређење, грађевинарство и екологију Републике Српске брише” Наше недоумице су да ли уговорни орган:  има право да као услов за закључење уговора тражи овјерену копију важећег Рјешења о овлашћењу за испитивање отпада, издатог од стране Министарства за просторно уређење, грађевинарство и екологију Републике Српске,  крши закон ако каже да у случају да за неку од услуга које чине предмет набавке, не постоји лабораторија или друга институција која има овлаштење за рад надлежног Министарства Републике Српске, неопходно је да изабрани понуђач достави доказ о подуговарању са овлаштеном лабораторијом или другом институцијом, као и овлаштење за предметно испитивање издато од стране надлежних институција у земљи гдје је подуговарач регистрован за обављање предметне дјелатности,  Да ли је неопходно да се дефинише од ког органа је издато овлашћење за испитивање квалитета отпада за случај подуговарача из земаља окружења,  Да ли на приједлог жалиоца о измјени Конкурентског захтјева по основу брисања траженог овлашћења треба прихватити?

PITANJE: Da li se može smatrati greškom ukoliko je ponuđač na obrascima u tenderskoj dokumentaciji koji su namijenjeni za popunjavanje iste otkucao, a ne popunjavao vlastitom rukom. Da li Ugovorni organ u tenderskoj dokumentaciji može zahtijevati od ponuđača isključivo popunjavanje obrazaca vlastitom rukom ili mu može dozvoliti i kucanje praznih polja.

PITANJE: U postupku nabavke licenci Microsoft Office 2019, dostavljene su dvije ponude. U jednoj ponudi ponuđač je u obrascu za cijenu ponude u koloni opis roba precrtao navedeni “Microsoft Office 2019” i ručno napisao “Microsoft Office 2021”. U drugoj ponudi ponuđač je ispravno ispunio obrazac za cijenu ponude, ali je u ponudi dostavio i dodatni dokument ponude na svom obrascu u kojem nudi licencu Microsoft Office 2021. Takođe, uredno je popunio i nacrt ugovora za nabavku licenci Microsoft Office 2019., ali je dodao i dokument pod nazivom komentar na nacrt ugovora, u kojem navodi da se licenca Microsoft Office 2019 više ne proizvodi, da je nema na tržištu, da licenca koju nudi ispunjava sve uslove prvobitno tražene, te da ugovorni organ ukoliko prihvati njegovu ponudu izvrši korekciju ugovora, u kojem bi pisalo ugovor o nabavci licenci Microsoft Office 2021. Na tendersku dokumentaciju za nabavku licenci Microsoft Office 2019. nije bilo žalbi, niti su ponuđači u vezi istih postavljali pitanja. U istraživanju tržišta neposredno prije pokretanja postupka javne nabavke licenci Microsoft Office 2019. nismo zaprimili informaciju o eventualnoj najavi prestanka njihove isporuke i prelasku na nove licence Microsoft Office 2021. U tenderskoj dokumentaciji nije bilo predviđena mogućnost alternativne ponude, niti je u obrascu za cijenu ponude predviđena mogućnost nuđenja ekvivalenta. Molimo vaše mišljenje, da li se ove ponude mogu smatrati prihvatljivim i da li bi se mogao zaključiti ugovor za nabavku licenci Microsoft Office 2021?

PITANJE: Dokumentacija za kvalitet – Ako dokumentacija (Licence) ističe nakon roka za podnošenje ponude ali prije potpisivanja ugovora, šta i kako onda?

PITANJE: Ako pojedine bitne stavke u P.I.P. ne odgovaraju, odnosno, količina nije odgovarajuća, a do iste se ne može doći bez detaljne analize, pa je UO predvidio detaljnije analize projekta u P.I.P. (izvođački projekat). Da li ponuđač može uložiti žalbu i koju?

PITANJE: Dokumentacija od strane stranog pravnog lica sa ogrankom u BiH – ako takvo pravno lice ne može obezbijediti ekvivalentnu dokumentaciju jer se ista u matičnoj zemlji ne izdaje. Kako dokazati ispunjavanje uslova iz TD?

PITANJE: Šta uraditi u slijedećem slučaju: Konkurentski zahtijev: Rok za preuzimanje i dostavu ponuda10 dana. Dobili smo jednu ponudu. Zapisnik o otvaranju ponuda proslijeđen ponuđaču. U naredna dva dana odradimo Zapisnik o ocjeni i Odluku o izboru. Proslijedimo ponuđaču i objavimo. Rok za žalbu 5 dana. Pošto je jedan Ponuđač, zaključimo ugovor u roku od 10 dana. Npr. Zaključimo ugovir devet dana od dana otvaranja ponuda. Međutim, nakon zaključivanja ugovora, dolazi žalba na TD. Ponuđač koji je TD preuzeo zadnji dan.