U našoj tenderskoj dokumentaciji jasno je navedeno: „16. INSTRUKCIJE ZA PONUĐAČE 16.1 Način komuniciranja sa ponuđačima Cjelokupna komunikacija i razmjena informacija (korespondencije) između ugovornog organa i kandidata / ponuđača će se voditi u pisanoj formi, na način da se ista dostavlja poštom, ili lično na adresu naznačenu u tenderskoj dokumentaciji ili putem portala e-nabavke. Korespondencija se obavlja isključivo putem portala e-nabavke u slučajevima definisanim podzakonskim aktom kada se tenderska dokumentacija objavljuje na portalu e-nabavke (upiti, pojašnjenja i sl.). Žalbe od strane ponuđača se podnose isključivo u pisanoj formi na način da se ista dostavlja putem pošte ili lično na adresu naznačenu u tenderskoj dokumentaciji. U skladu s odredbama tenderske dokumentacije ovog ugovornog organa i tačkom 16.1 TD sa naslovom „Način komuniciranja sa ponuđačima“ jasno je definisano da se sva komunikacija s ugovornim organom odvija pismenim putem, i to putem pošte ili dostavom dokumenta lično na adresu protokola ili eventualno putem portala e-nabavke na način kako je to propisano podzakonskim aktima. Dostava nekog dopisa elektronskim putem ili putem faksa, ne smatra se dostavom u skladu sa gore navedenim. U slučaju kada ponuđač dostavlja elektronskim putem dopis (npr. faks) dužan je uz dopis elektronskim putem skupa sa dopisom proslijediti i dokaz da je isti uputio putem pošte (dostavnica / potvrda prijema) ili predao lično na protokol Kantona (kopija stranice prijema sa vidljivim pečatom prijema i datumom protokola). Navedenim se ugovornom organu samo stavlja na znanje mogućnost dostave dopisa od strane ponuđača, sve do momenta prijema originala putem protokola. Kao datum prijema zahtjeva / dopisa smatrat će se datum prijema od strane protokola XX (prijem putem pošte (datum pošte) ili lično od strane ponuđača na protokolu XX), i od navedenog datuma ugovorni organ pristupa rješavanju po zaprimljenom dopisu.“ Šta raditi ako se žalba uputi faksom? Šta raditi ako se žalba uputi faksom bez dostavljanja dokaza o otpremi na poštu? Napominjemo da smo imali iskustva da se najava žalbe dostavi faksom ili žalba dostavi faksom, a ista se nikada ne preda niti uputi poštom (zbog čega nije ispunjen ni uslov dostave žalbe u dovoljnom broju primjeraka za postupanje).