4.9. Obaveza vođenja evidencija

PITANJE: Poslodavac je u fazi donošenja Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Da li je u donošenju ovog pravilnika obavezno konsultiranje sa sindikatom odnosno vijećem zaposlenika.

PITANJE: Koja je to dokumentacija koju u dosijeu radnik mora imati? Šta se mora tražiti od novoupisanog radnika – ljekarsko uvjerenje? CIPS? lična karta? šta je obavezno? U PRIVATNOJ FIRMI!

PITANJE: Radnik koji tri dana nije došao na posao, niti o svojoj neprisutnosti obavijestio usmeno niti pismeno poslodavca, u šihterici u koji dio se evidentira neprisustvo ta tri dana?

PITANJE: Molim Vas za tumačenje Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Pravilnikom se ne propisuje izričito vođenje knjiga evidencije radnika prema podružnicama, već se navodi da je poslodavac obavezan voditi matične evidencije radnika. Također, prema ZoRFBiH čl. 43 propisana je obaveza vođenja knjiga evidencije o radnicima, ali nije naznačeno da li je obaveza poslodavca vođenje knjiga evidencije prema poslovnicama ili je dovoljno prema sjedištu. Mišljenje Federalnog ministarstva rada i socijalne politike u odgovoru na pitanje obrazlaže: “Naime, ukoliko su sjedište poslodavca i njegove organizacione jedinice smještene na istoj adresi, mišljenja smo da bi poslodavac trebao voditi zbirnu evidenciju o radnom vremenu svih radnika koji obavljaju poslove na tom mjestu rada, kako bi pomenute evidencije mogao predočiti inspektoru rada u skladu sa odredbom člana 43. Zakona o radu. Ukoliko je sjedište poslodavca i organizacionih jedinica na različitim adresama, mišljenja smo da bi u tom slučaju poslodavac mogao postupiti analogno odredbi člana 10. pomenutog pravilnika, kojom je uređeno pitanje vođenja evidencija o radnom vremenu radnika koji obavljaju poslove na izdvojenom mjestu rada. U tom slučaju poslodavac bi bio u obavezi da zaduži radnika za redovno vođenje i dostavljanje tih evidencija, koje je poslodavac obavezan kontrolirati.”, čime je obrazložen jasan stav oko evidencije o radnom vremenu, ali ne i o matičnoj evidenciji radnika. Da li je neophodno, te kojim članom se obavezuje poslodavac, voditi matičnu knjigu evidencije po svakoj podružnici? U suprotnom, da li je dovoljno da se vodi prema mjestu sjedišta firme (koja ima poslovnice i u FBiH i u RS)? Također, obaveza čuvanja personalnih dosijea radnika, da li je dovoljno imati ih u sjedištu ili je obavezan poslodavac imati i kopije u svakoj podružnici?

PITANJE: Imam pitanje u vezi vođenja evidencije uposlenih radnika. Šta ukoliko se prilikom vođenja evidencije desi da radnik nije unesen blagovremeno, a poslije njega su svi novi radnici uneseni? Dakle, nije unesen blagovremeno, a sada nema ni mjesta u evidenciji po tom datumu da se unese. Kako postupiti u tom slučaju? Da li je potrebno izbrisati evidenciju do tog perioda pa unijeti tog zaposlenika ili se on može i naknadno upisati?

PITANJE: Radnik je dobio rješenje o otkazu ali po njegovom zahtjevu za zaštitu prava iz radnog odnosa rješenje je stavljeno Van snage. Na koji način u šihtarici radnika da evidentiramo 10-15 dana dok se vodio postupak kada radnik nije dolazio na posao?

PITANJE: S obzirom da je zakonska obaveza Poslodavca da vodi matičnu evidenciju radnika, a da ista sadrži polje u koje je potrebno upisati radni staž radnika prije početka radnog odnosa kod trenutnog poslodavca, šta učiniti ukoliko radnik ne dostavi uvjerenje koje dokazuje staž (uvjerenje PIO/PU)? Da li moguće izdati pismo upozorenje pred otkaz radniku u tom slučaju? Ukoliko radnik ne dostavi navedeni dokument, poslodavac nije u mogućnosti ispravno voditi knjigu matične evidencije, jer nema podatke od radnika koje je potrebno upisivati.

PITANJE: Da li se rad od kuće, zbog pandemije, evidentira kao redovno radno vrijeme, obzirom da je naloženo od strane vlasti?

PITANJE: Do sada smo koristili interni sistem (bitrix) za evidenciju radnog vremena, u narednom periodu prelazimo na novi sistem (microsoft), te nas zanima, da li sve dosadašnje evidencije iz starog sistema trebamo prenijeti u novi sistem ili je dovoljno da imamo arhivu starog sistema spašenu, te u novi sistem unosimo od datuma prelaska na isti?

PITANJE: Zamolila bih Vas za odgovor vezano za Evidenciju radnog vremena kako je moguće ispoštovani Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu („Sl. novine“, br. 92/16) u smislu vođenja sedmičnog odmora (član 8. 9) gdje stoji da Evidencija o radnog vremenu sadrži sljedeće podatke: 9) vrijeme neprisustva na poslu: Vrijeme korištenja odmora (sedmičnog i godišnjeg) Zamolila bih Vas za jedan primjer elektronskog vođenja evidencije radnog vremena – izvještaj koji zadovoljava zakonsku regulativu.

PITANJE: Nije nam jasno svakodnevno vođenje knjige matična evidencija, unosimo samo svaku promjenu.

PITANJE: Da li je potrebno da Poslodavac vodi evidenciju prisustva radnika, te dnevnih ulazaka i izlazaka radnika iz prostorija firme? Da li je navedeno propisano nekim pravilnikom?

PITANJE: Pitanje je vezano za vođenje matične evidencije o radnicima: U slučaju otkaza sa ponudom novog ugovora o radu, odnosno prestanka radnog odnosa na određeno vrijeme, te istovremenog zaključivanja novog ugovora o radu na neodređeno vrijeme, da li se radnik ponovo upisuje u matičnu evidenciju radnika pod novim brojem sa podacima iz novog ugovora o radu?

PITANJE: Mi smo transportna firma, odnosno firma koja se bavi pružanjem usluga različitih vrsta transporta. U svojoj evidenciji radnika, imamo tri pripadajuće grupe radnika, ovisno o vrsti posla koju radnici obavljaju. Prvu grupu radne skupine čine radnici u administraciji, drugu grupu radne skupine čine radnici u mehanizaciji, a treću grupu radne skupine čine radnici za vršenje transporta-vozači. Naš problem, odnosno nejasnoće se javljaju prilikom evidentiranja radnih sati, unutar treće radne skupine (vozača). Konkretno, susrećemo se sa problemom da često navedena skupina radnika, ‘probija’ zakonom dozvoljen broj radnih sati na mjesečnom nivou, obzirom da pomenuti vrše transport u strane zemlje, pri čemu su pomenuti transporti uslovljeni mnogim faktorima na koje mi ne možemo uticati. Naravno, prilikom knjiženja putnih naloga koje zaprimimo od svojih radnika-vozača koje ispostavljaju nakon što se transport završi, mi iste knjižimo takve kakvi jesu bez ikakvih prilagođavanja, i koji su zaista realno predočenje nastalih događaja. Međutim, prilikom izrade šihterice, prilikom obračuna plata i unošenja broja efektivnih sati rada, mi smo prinuđeni pomenuto prilagođavati, jer kako smo ranije naveli postoje slučajevi koji prateći putne naloge na mjesečnom nivou imaju veći fond sati od onoga propisanim našim zakonom. Zanima nas sljedeće: 1. Obzirom da svi radnici tokom vršenja transporta u strane zemlje, transporta koji traje više dana, svakako prave zakonom propisane pauze, odnosno odmaraju, da li nam ta činjenica može poslužiti za pravdanje razlike u satima u platnoj listi i šihterici u odnosu na protokolisane dnevnice po putnim nalozima? 2. Da li smo u navedenom slučaju obavezni, ili nam to možda može poslužiti kao opcija, evidentiranje prekovremenih sati rada za navedene situacije, te da li možda postoje moguće posljedice za navedeno?

PITANJE: Koja je to dokumentacija koju u dosijeu radnik mora imati? Šta se mora tražiti od novoupisanog radnika – ljekarsko uvjerenje? CIPS? lična karta? šta je obavezno? (U privatnoj firmi!)

PITANJE: Škola koja broji 100 uposlenika. Vođenje šihtarice? Kako voditi ših listu za toliki broj radnika, jer svi odlaze i dolaze u različito vrijeme. Faktički bi trebali imati jednog administrativnog radnika koji će to raditi, jer sekretarica pored svih obaveza kojih ima je to neizvodivo. Da li postoji način da prisustvo na poslu vodimo po osnovu evidencije dežurnih profesora koji svako odsustvo pišu u knjigu dežurstva. Inspekcijski nadzor nam je naložio da to radimo, iako je to kako sam naveo, vrlo teško.

PITANJE: Molim informaciju u svezi zakonitosti Pravilnika o elektronskoj evidenciji i kontroli radnog vremena. Dana 28.8.2020. godine, direktor Zavoda je donio navedeni Pravilnik, sa primjenom od 1.9.2020.godine, međutim, ja sam 31.8.2020. godine kao djelatnik Zavoda uputio zahtjev za informaciju za očitovanje Ravnatelju i Vijeću uposlenika Zavoda u svezi nedorečenosti i nezakonitosti istog . Na što je Ravnatelj reagirao, te je dana 1.9.2020. godine donio Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o elektronskoj evidenciji i kontroli radnog vremena djelatnika Zavoda. S obzirom kako je Poslodavac donio brzopleto i bez suglasnosti i mišljenja djelatnika Zavoda (Vijeće uposlenika). Je li ovakvim postupanjem (Pravilnik se odnosi samo na jedan dio djelatnika, drugi djelatnici nisu opće obuhvaćeni-izuzeti su od bilo koje vrste evidencija, nije stavljen van snage prethodni Pravilnik, niti je izrijekom navedeno “lex posterior derogat priori/suprotno običajnom pravu tzv. desuetudo…). Mišljenja sam kako je Ravnatelj ovakvim postupanjem i samovoljom grubo prekršio Članak 21., 22., 23. i 24. Zakona o vijeću uposlenika FBiH (Sl. novine FBiH br:38/04), te je isti ništavan u skladu sa čl.25. istog Zakona, kao i čl. 5. i 16. Općeg kolektivnog ugovora FBiH (Sl. novine FBiH br: 48/16). Koristim priliku pitati, je li Ravnatelj Zavoda ovlašten za donošenje ovakvih općih akata kojima se reguliraju prava radnika iako se Ravnatelj bira na temelju Zakona o ministarskim, vladinim i drugim imenovanjima FBiH (Sl. novine Federacije BiH br. 12/03 i 34/03), kao i Zakona o radu čl. 27. Zakona o radu FBiH (Sl. novine FBiH br.26/16 i 89/18), Upravno vijeće sa njim sklopilo Ugovor o radu na temelju istog, ali i na temelju čl. 93. Pravilnika o radu djelatnika Zavoda, koje glasi: “…Puno efektivno radno vrijeme radnika Zavoda tijekom tjedna iznosi 40,00 sat i (četrdeset sati)….”? Član 5. Zakona o radu FBiH je određeno tko je poslodavac, a čl.6. istog Zakona je određeno tko je radnik? Može li se Ravnatelj/direktor sam izuzeti od obveze evidentiranja radnog vremena? Ako Zavodom temeljem statuta upravlja Upravno vijeće Zavoda? Isto tako, gore imenovani su postavili pitanje u svezi donošenja Pravilnika o video nadzoru. Može li poslodavac isto uvoditi bez prethodnog odobrenja od ovlaštene agencije za zaštitu osobnih podataka? Može li svojom Odlukom i Pravilnikom “preskočiti/zaboraviti” jednu kameru? Može li sustav, koji služi za zaštitu objekta i ljudi, koristiti za nadzor i evidentiranje djelatnika? Može li se ovakva odluka (uvođenje novih tehnologija, uporaba osobnih podataka) donijeti bez prethodnog mišljenja Vijeća uposlenika? (Molim pogledati presudu br:S1 3 U 014576 14 U, Sarajevo 6.10.2015. godine)

PITANJE: Poslodavac vodi evidenciju radnog vremena koja sadrži sve podatke sukladno Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim osobama angažiranim na radu. Inspekcija je dala primjedbu da ovi podaci nisu dovoljni bez evidencije potpisa radnika i označavanja tačnog vremena kada je došao i otišao sa posla, te da to možemo voditi kao posebnu evidenciju. Da li, shodno uputama inspektora, možemo voditi odvojenu tabelu evidencije sa spiskom radnika koji će se potpisivati prilikom dolaska i odlaska s posla i upisivati vrijeme dolaska i odlaska, s obzirom da navedeni pravilnik ne traži da evidencija koju već vodimo sadrži ove podatke?

PITANJE: Da li se za vlasnika ugostiteljske radnje mora voditi šihterica?

PITANJE: Ukoliko radnik ima VSS, a mi ga prijavljujemo na radno mjesto sa SSS u obrascu JS3100 upisujemo stvarno stanje i stručnu spremu sa kojom ga prijavljujemo (u dvije odvojene rubrike), međutim da li u knjigu matične evidencije također trebamo evidentirati obje stručne spreme kako bi nam se slagalo stanje sa ovim obrascem i da li u personalni dosije radnika uložiti obje diplome?

PITANJE: U skladu sa odobrenjem koje je 15.05.2020. dato predškolskim ustanovama da krenu sa radom, radnici koji imaju djecu jasličkog i vrtićkog uzrasta zahtijevaju da im se izda potvrda od poslodavca da su u obavezi fizički prisustvovati na poslu. U dopisu predškolskih ustanova stoji da kriterij koje će predškolska ustanova primijeniti, a u skladu sa preporukama nadležnog ministarstva, jeste prihvat djece roditelja koji ima obavezu fizičkog prisustva na poslu uz odgovarajući dokaz poslodavca. Molimo Vas za mišljenje šta ta potvrda treba da sadrži i koja je naša obaveza kao poslodavca vezano za ovu grupu roditelja?

PITANJE: Da li možemo u materijalu dobiti i mišljenje Federalnog min. rada i socijalne politike o evidenciji radnog vremena?

PITANJE: Kako evidentirati rad od kuće u šihtaricama??

PITANJE: Donesena je Odluka o radu od kuće. Navedeno je da će se za komunikaciju o poslu, zadacima i aktivnostima koristiti poslovni e-mail, te mreže i aplikacije po potrebi (za sastanke i sl.). Na koji način raditi evidenciju radnika o prisustvu na poslu, kada nemamo uvid u to poštuju li radne obaveze i koliko vremena rade od kuće? U slučaju da radnik očigledno ne radi, ne obavlja zadatke, ne odgovara na e-mailove direktora sa zadacima, koji su po Odluci o radu od kuće osnovna komunikacija, kako mu obračunati plaću, topli obrok odnosno evidentirati rad?

PITANJE: U slučaju skraćenja radnog vremena npr. od 09:00 do 14:00 h, kako radnik ostvaruje puni mjesečni fond sati? Kako se to evidentira u evidenciji prisustva na radu?

PITANJE: Molimo Vas možete li nam pojasniti čl. 13. str. 68 iz Priručnika o primjeni pravilnika i načinu vođenja evidencije o radnicima. Podaci o radnom vremenu mogu se voditi pisano u obliku knjige ili u elektroničkom obliku i uz korištenje odgovarajućih kratice. Da li se Evidencija mora voditi pisano u obliku knjige i kada se vodi elektronski?

PITANJE: Kako evidentirati u šihtaricama dane bolovanja ukoliko je radnik angažovan u četverobrigadnom načinu rada: (4 dana prva smjena, 1 dan slobodan, 4 dana druga smjena 1 dan slobodan, četiri dana treće smjene, 2 dana slobodna)? Njegovi slobodni dani padaju u različito vrijeme koje nije isključivo subota i nedelja. Ukoliko mu radni dani dolaze za vikend (subota i nedelja) i na doznakama su datumski pokriveni ti dani?“

PITANJE: Da li je društvo koje zapošljava oko 500 radnika, bavi se proizvodnjom namještaja, za obavljanje poslova kontrole i evidencije ulaska radnika i drugog osoblja, dužno formirati Službe za zaštitu ljudi i imovine u Društvu ili angažirati agenciju i sklopiti ugovor? Mogu li naši uposlenici i koje su kvalifikacije potrebne, za obavljanje poslova kontrole i evidencije ulaska i izlaska radnika i drugog osoblja u krug društva, obilaska prostorija i sl. (npr. na radnom mjestu Portira), bez da se osniva vlastita unutrašnja služba za obavljanje poslova zaštite ljudi i imovine ili angažira druga agencija?

PITANJE: Kako je u organu uprave pokrenut postupak za utvrđivanje i vođenje elektronske evidencije staža za uposlenike, molimo da nam odgovorite i date svoje mišljenje:  da li organ uprave ima obavezu vođenja matične evidencije radnika u skladu sa Zakonom o radu FBIH i podzakonskim propisima, odnosno mora li organ uprave vođenje evidencije regulisati svojim propisom,  na osnovu čega se u elektronsku evidenciju organa uprave unose podaci o stažu uposlenika, odnosno da li Uvjerenje iz matične evidencije PIO FBIH je dovoljno za unos podataka ili organ mora aktom (rješenjem) utvrditi staž za svakog uposlenika, odnosno da li uposlenik ima pravo prigovora ili žalbe na utvrđene podatke,  koji se staž koristi za obračun minulog rada za državne službenike i namještenike i kako se utvrđuje za obračun, tačnije da li rješenjem o plaći ili posebnim rješenjem treba utvrditi staž za obračun minulog rada,  koje vrste staža se treba unijeti u matičnu evidenciju organa uprave, jer obračun minulog rada i prestanak radnog odnosa zbog sticanja uslova za penziju ne koristi se isti staž po propisima u Federaciji BIH za uposlenike u organu uprave,  da li matična evidencija uposlenika u organu uprave mora sadržavati podatke o posebnom stažu i da li se isti primjenjuje kod obračuna minulog rada odnosno kao staž za sticanje uslova za penziju.

PITANJE: Ukoliko je radnik na bolovanju da li u evidenciji radnog vremena dan državnog praznika prikazujemo kao bolovanje, ili kao državni praznik?