4.9. Obaveza vođenja evidencija

PITANJE: Ured za reviziju institucija Federacije BiH je u svom izvještaju konstatovao: Vođenje evidencija o radnom vremenu vrši se na način da je kod svih radnika iskazan identičan početak i kraj radnog vremena, a vrijeme korištenja pauza u toku rada nije navedeno, zbog čega izražavamo sumnju u njihovu vjerodostojnost. Stoga je Ured dao sljedeću preporuku: Evidencije o radnom vremenu popunjavati na osnovu stvarnih podataka o vremenu provedenom na poslu, na osnovu elektronske evidencije i u skladu s Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu Evidencija o radnom vremenu u Iskraemeco Sarajevo d.o.o. Sarajevo se popunjava na osnovu stvarnih podataka o vremenu provedenom na poslu na način da je uspostavljena evidencija o radnom vremenu u pisanom obliku, koja sadrži sve potrebne podatke propisane Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Na ulazu u firmu postoji elektronski čitač koji služi samo kao pomoćna evidencija u smislu da se evidentira vrijeme ulaska/izlaska iz firme, ali ista ne služi niti može zamijeniti evidenciju o radnom vremenu koja se vodi u pisanom obliku jer prije svega ne sadrži ni sve neophodne elemente propisane Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu, a zbog povremenih zastoja na uređaju ili greške radnika/zaboravljanja kartica i sl. često i ne evidentira sve podatke. Stoga je evidencija koja se vodi u pisanom obliku jedina relevantna jer se ista provjerava svaki dan i sa neposrednim rukovodiocima organizacionih jedinica. Napominjemo da je raspored radnog vremena u Iskraemeco Sarajevo d.o.o. Sarajevo propisan Pravilnikom o kućnom redu, prema kojem je radno vrijeme različito definisano kod radnika koji rade u smjenama od radnog vremena ostalih organizacionih jedinica koje imaju radno vrijeme od 07.30 do 16,00 sati, dok radnici u smjenama rade od 06,00 do 14,00 i od 14,00 do 22,00. Radnicima je omogućena pauza (dnevni odmor) od pola sata. Svi radnici su dužni da se pridržavaju rasporeda radnog vremena i radnicima se i evidentira početak i završetak rada, kako je to i propisano članom 8. stav 1. tačka 3) i tačka 4) Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu i ukoliko su određeni dan bili na poslu evidentira se ukupno radno vrijeme od 8 sati. Mišljenja smo da početak radnog vremena ne treba miješati sa vremenom dolaska radnika u firmu (koje radnik evidentira prilikom ulaska u firmu na elektronskom čitaču) jer je potpuno irelevantno što je radnik svojevoljno došao ranije na adresu svoga radnog mjesta i da se stoga radniku i može evidentirati samo početa rada u skladu sa internim aktima, a to je 07.30 odnosno 06,00 ili 14,00 sati ako rade u smjenama. Tako npr. ukoliko je radnik došao 15 minuta ranije odnosno putem elektronskog čitača se prijavio 15 minuta ranije od utvrđenog radnog vremena, u evidenciji radnog vremena se radniku evidentira ono vrijeme koje je utvrđeno kao početak radnog vremena jer sa radom ne počinje prije utvrđenog radnog vremena. Ukoliko je radnik na bolovanu, godišnjem odmoru, plaćenom ili neplaćenom odsustvu ili je neopravdano izostao sa posla, sve se uredno vodi u evidenciji radnog vremena stavljanjem odgovarajuće slovne oznake za svaki dan. Također, mišljenja smo da pauza ne mora biti evidentirana kroz evidenciju budući da ta obaveza nije propisana Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Članom 8. stav 1. tačka 9, između ostalog, je propisana obaveza evidentiranja vremena neprisustva na poslu – vrijeme korištenja odmora (sedmičnog i godišnjeg), dakle ne i dnevnog odmora. U evidenciji radnog vremena koju popunjavamo u pisanom obliku, u obliku knjige, ne postoje rubrika niti oznaka za pauzu (vrijeme dnevnog odmora). Slijedom navedenog, mišljenja smo da u pisanoj evidenciji radnog vremena ne može se evidentirati vrijeme ulaska u prostorije firme jer isto nije početak rada nego isključivo radno vrijeme koje je internim aktima određeno kao početak i završetak rada, naravno ukoliko je radnik u tom periodu bio na radu, niti postoji obaveza evidentiranja pauza u skladu sa Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Molimo Vaš stav po navedenoj pravnoj situaciji i načinu postupanja po datoj preporuci.

PITANJE: Da li je obavezno u personalnom dosijeu zaposlenika čuvati Rješenje o plaćenom odsustvo i rješenje o godišnjem odmoru iz prethodnih godina? Ako je državni službenik prijavljen u poreznu sa VSS spremom na mjesto stručni saradnik pa je u međuvremenu unaprijeđen, u višeg stručnog saradnika, da li je u tom slučaju potrebno u poreznu na JS 3100 obrascu prijaviti za njega promjenu u višeg stručnog saradnika iako ostaje VSS sprema? Da li se vatrogascima pripravnicima obračunava 25% dodatka na plaću kao i profesionalnim vatrogascima?

PITANJE: Da li postoji važeći zakonski propis koji obavezuje Poslodavca da na zahtjev bivših ili sadašnjih Radnika , izdaje Potvrde a koje se mogu odnositi na pitanja vezana za njihov rad u Društvu ?

PITANJE: U vrijeme trajanja godišnjeg odmora ili bolovanja može li se u evidenciju prisutnosti pisati GO/B.I u trajanju smjene radnika (npr. 6 sati)?

PITANJE: Matična knjiga radnika – da li svaka promjena znači križanje čitavog zapisa o radniku, i njegov upis pod novim brojem, s promjenama? Ili se promjene mogu upisivati u već postojeći upis?

PITANJE: – U zdravstvenoj ustanovi organizacija radnog vremena za ljekara uređena kroz dežurstva kao poseban način rada. Nakon odrađenog dežurstva subotom, nedjeljom i praznikom radnik ima pravo na jedan slobodan plaćen dan. U evidenciji prisustva na radu (šihterica) upisuje se slobodan dan. Kako radniku obračunati i isplatiti slobodan dan tj. dan kad je radnik slobodan, odnosno ne radi? – Puno radno vrijeme u zdravstvenim ustanovama USK-a je 37,5 h sedmično. U određenim službama radno vrijeme organizirano u smjenama, turnusima i dežurstvima te isto se svodi na prosječan mjesečni fond radnih sati. Ukoliko je radnik za određen mjesec (npr. februar) imao manji broj radnih sati ili obzirom kako ga je rukovodeći službenik rasporedio da radi nije mogao odraditi puni fond sati za taj mjesec da li isto utječe na prava iz penzijsko-invalidskog osiguranja? Konkretno se radi o tome da su radnici došli sa informacijom poslodavcu ukoliko su doprinosi uplaćeni za 150 sati taj mjesec/godina ne ulazi u penzijski staž!

PITANJE: Poslodavac je dužan svakodnevno voditi evidenciju o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Da li se ova tzv. šihtarica vodi u elektronskoj i pisanoj formi ili je moguće samo jednu? Trenutno vodimo obje.

PITANJE: Kako voditi šihtarice za prof./nastavnike ili odgajatelje koji npr. rade 3x dnevno u kraćim intervalima ili odgajatelje koji rade (žive) u učeničkom domu?

PITANJE: Radnik otišao u penziju i zaključili smo ugovor o radu na određeno vrijeme, da li ga ponovno evidentirati u matičnu evidenciju sa novim ugovorom, ili na već postojeću njegovu evidenciju samo evidentirati novi ugovor.

PITANJE: Evidencija radnika sa kojim je produžen radni odnos (sporazumom) koji je ispunio uslove za penziju?

PITANJE: Molim vas za povratne informacije u vezi vođenja evidencija radnog vremena obzirom da u pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu nije navedeno isplata plaće i drugih doprinosa, te su mi potrebne povratne informacije za neprisustva na poslu i to: • Neplaćeno odsustvo • Mirovanje radnog odnosa • vrijeme neprisutnosti u toku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove • vrijeme provedeno u štrajku • vrijeme isključenja s rada (lockout)

PITANJE: Potrebno mi je Vaše mišljenje kada je u pitanju vođenje obavezne mjesečne evidencije prisustva radnika. Naime, da li je forma evidencije zakonom propisana na način da se sve vrste prisustva/odsustva na radu moraju prikazati bez obzira da li je radnik neko od tih prisustava ostvario ili je dovoljno da Evidencija sadrži samo kolone koje su u datom mjesecu ostvarene. Na primjer, ja sam u januaru imala redovan rad + 2 dana godišnjeg odmora + 3 dana bolovanja. Da li je u mojoj evidenciji dovoljno prikazati samo ove 3 kolone u kojima ima ostvarenih sati, ili je neophodno da se u njoj nalaze i noćni rad, prekovremeni rad, plaćeno odsustvo…….?

PITANJE: Molim vas za povratnu informaciju u vezi s evidencijom rada radnika angažiranih po ugovoru o obavljanju privremenih i povremenih poslova, da li postoji zakonski okvir vođenja evidencije rada, poput evidencije radnog vremena za radnike u radnom odnosu?

PITANJE: Po osnovu ugovora o sufinansiranju zapošljavanja, ustanova je zaposlila dvije radnice na određeno vrijeme, koje su počele sa radom 1.9.2022. godine. Pitanje je vezano za korištenje njihovih slobodnih dana, odnosno u ovom mjesecu su stekle pravo na korištenje 4 slobodna dana, dakle 1 dan za svaki navršeni mjesec rada. Da li zbog povećanog obima posla ove dane mogu koristiti početkom naredne godine, ili ih ne mogu prenositi?

PITANJE: Matična evidenciju zaposlenih – u postojeću knjigu nije moguće upisati više od jednog ugovora. Obzirom da kod radnika koji imaju ugovore na određeno vrijeme imamo više takvih ugovora da li možemo sami izraditi matičnu evidenciju zaposlenih sa tvrdim uvezom? Ukoliko je to dozvoljeno da li podaci sa kojima trenutno raspolažemo mogu također biti uneseni u elektronskoj formi pa isprintani a podaci koji se budu naknadno unosili da unosimo ručno?

PITANJE: Vidjeli smo u Vašim odgovorima na pitanja na portalu da je vođenje matične evidencije o radnicima dovoljno vršiti elektronski. Mi vodimo i elektronski i pišemo u knjigu. Da li možemo voditi samo u elektronskom obliku? Ako možemo samo elektronski, u kojem propisu je to navedeno?

PITANJE: Da li se kod matične knjige radnika prekriži rubrika crvenom olovkom zaposleniku kojem je prestao radni odnos?

PITANJE: U čl. 4. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu propisano je vođenje evidencije, ali ne i sadržaj tih evidencija. Koje podatke je potrebno da ima evidencija poslodavca o licima na stručnom usavršavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa?

PITANJE: Da li se šihterica-evidencija o radnim satima radnika može isključivo voditi elektronski? Da li se može isprintati i ovjeriti pečatom društva i da kao takva bude zakonski ispravna, ili se ipak mora voditi i u papirnatoj verziji? Isto pitanje postavljamo za knjigu udjela. Da li je ispravno voditi knjigu udjela elektronski?

PITANJE: Ukoliko poslodavac – pravno lice ima određene firme koje rade za njega po zaključenim ugovorima neke usluge/radove, da li to pravno lice mora vidjeti evidenciju radnog vremena za to pravno lice ili je to obaveza pravnog lica koje pruža usluge?

PITANJE: Radno vrijeme je od 08:00 do 16:00h. Radnici u toku rada koriste pauzu od 30 minuta. Ukupno radno vrijeme je 7.5h. Da li je ispravno u evidenciji radnog vremena upisati početak rada 08:00, a završetak rada 16:00h, ukupno dnevno radno vrijeme 7.5h sa aspekta naknade za topli obrok. Inspektori za 8h provedenih na poslu priznaju puni iznos naknade za topli obrok (ukupan broj sati provedenih na poslu dijele sa 8h i dobijeni iznos je broj dana za koji imaju pravo primiti neoporezivi iznos naknade za topli obrok. Da li se mogu vezati za čl. 44. Zakona u kojem je definisano da radnik koji radi duže od 6 sati dnevno ima pravo na odmor u toku radnog dana od 30 minuta (pauza za topli obrok), što bi po mom mišljenju odgovaralo i punom iznosu naknade za topli obrok?

PITANJE: Kako voditi evidenciju radnog vremena za radnika koji je općinski vijećnik i jednom mjesečno ima sjednicu u vremenu koje je u toku radnog vremena – plaćeno ili neplaćeno?

PITANJE: Molim Vas za informaciju, koliko dugo smo u obavezi u arhivi čuvati dokumentaciju iz oblasti radnih odnosa? Također, koliko godina unazad je poslodavac dužan izdati potvrdu o radnom iskustvu za zaposlenika koji je radio u privrednom društvu. Npr. zaposlenik je otkazao radni odnos u 2016. godini, a potvrdu o radnom iskustvu (ponovo) zahtijeva u 2022. godini?

PITANJE: Ranijim Pravilnikom o radu bilo je propisano da se osnovna plata povećava za svaku godinu staža kod Poslodavca za 0,4 %. Međutim, krajem 2019. godine donesen je novi Pravilnik kojim je regulisano da osnovna plata povećava za 0,4 % , i to povećanje nije uslovljeno radom kod Poslodavca. Pravilnik o radu bio je objavljen na oglasnoj tabli Društva. Neki radnici su po objavi istog donijeli uvjerenja o ranijem radnom stažu, te im je isti uračunat u obračun plate. Radnik , koji je uputio zahtjev koji dostavljamo u prilogu, isto nije dostavio, a isti je naš zaposlenik od 2018. godine, te mu se plata povećavala shodno stažu kod Poslodavca. Prije sedam dana na oglasnoj tabli objavljeno je obavještenje od strane Poslodavca da svi radnici koji do sada nisu dostavili potvrde o ranijem radnom stažu, iste dostave, radi usklađivanja obračuna minulog rada. Koliko je osnovan zahtjev radnika za retroaktivnu isplatu minulog rada, s obzirom da je pravilnik objavljen na oglasnoj tabli i da je radniku svaki mjesec uručena njegova platna lista u kojoj je prikazan obračun minulog rada, te isti nikad nije prigovarao. Također da li je ostala obaveza poslodavca da u matičnim evidencijama vodi podatke o ranijem radnom stazu, s obzirom da su 2016. godine vraćene radne knjižice radnicima. Da li je načinjen prekršaj ako poslodavac nije upisivao podatke o ranijem stažu?

PITANJE: Naime inspektor je stavio primjedbu na oznake, treba navesti slovne a ne brojčane. Obzirom da u Pravilniku ne stoje slovne, molim te dodatne informacije!

PITANJE: U matičnoj evidenciji radnika, rubrika pod rb. 19. zahtijeva da ispune podaci o radnom vremenu i to 1. ugovoreno sedmično vrijeme i 2. puno radno vrijeme. S obzirom da prema Zakonu o radnom vremenu, obaveznim odmorima mobilnih radnika (skraćeno) navodi: Član 5. (Sedmično radno vrijeme i vrijeme vožnje). (1) Prosječno sedmično radno vrijeme ne smije biti duže od 48 sati. (2) Maksimalno sedmično radno vrijeme može se produžiti do 60 sati, samo ako prosjek iz stava (1) ovog člana nije prekoračen tokom četiri mjeseca. …da li mi navodimo pod stavku 1. ugovoreno sedmično vrijeme 48h dijelimo na 6 radnih dana, a pod stavku 2. puno radno vrijeme pišemo 48h ili pod obje stavke pišemo 48h? Nije nam baš najbolje jasan ovaj dio.

PITANJE: Molimo Vas za informaciju u pogledu vođenja knjige matične evidencije radnika: – Rubrika 12 – da li je zaposleni na određeno ili neodređeno vrijeme (trajanje rada na određeno vrijeme) … u slučaju da je radnik zaposlen na određeno vrijeme, pa se sa istim produži Ugovor o radu da li svaki put upisujemo izmjenu i kada ne bude prostora gdje da upisujemo? – Rubrika 18 – mjesto rada… s obzirom da se bavimo međunarodnim transportom da li treba upisivati tu napomenu pod brojem 2. gdje se navodi – napomena da se rad obavlja na različitim mjestima; – Rubrika 20 – radni odnos do zaposlenja kod poslodavca – na osnovu kojeg dokumenta možemo doći do ovih informacija?

PITANJE: Dana 28.10.2021. godine, Uprava preduzeća donijela je Odluku o preraspodjeli radnog vremena za radnike koji obavljaju poslove i zadatke radnih mjesta gdje je Ugovorom o radu utvrđeno radno vrijeme kako slijedi: Puno radno vrijeme iznosi 40 (četrdeset) sati sedmično. Radnik počinje sa radom, i to : – u I (prvoj) smjeni od 08,00 sati do 20,00 sati i – u II (drugoj) smjeni od 20,00 sati do 08,00 sati. Vrijeme korištenja odmora u toku rada određuje se jednako za sve radnike koji rade 12 sati: – od 08:00 do 20:00 u periodu od 10,00 sati do 10,30 sati, i od 16,30 do 16,45 – od 20:00 do 08:00 u periodu od 22,00 sati do 22,30 sati, i od 04,30 do 04,45 Izuzetak u odnosu na stav (3) ovog člana odnosi na radnike koji su na takvim radnim mjestima gdje se rad ne može prekidati zbog sigurnosti i prirode tehnološkog procesa. Vrijeme trajanja odmora u toku rada iz stava (4) ovog člana može biti podijeljeno u više kratkih pauza, zbog sigurnosti i prirode tehnološkog procesa s tim da ukupna pauza ne može iznositi više od 30 minuta. Ostvareni sati rada po osnovu iz stava (5) ovog člana evidentiraju se kao redovni sati rada do mjesečnog fonda radnih sati. Preraspodjela radnog vremena vrši se na način kako je to propisno članom 48. Pravilnika o radu, broj: 02-02/17- 1234 od 31.03.2017. godine i člana 7. Pravilnika o Prvim izmjenama i dopunama Pravilnika o radu, broj: 02-02/18-878 od 27.02.2018. godine. Dakle, u skladu sa članom 39. Zakona o radu („Službene novine FBIH“, broj: 26/16 i 89/18), te gore citiranog člana 48. Pravilnika o radu Društva, donesena je Odluka o preraspodjeli radnog vremena, obzirom da radnici na radnim mjestima sa prethodno navedenim radnim vremenom u jednom mjesecu ostvare fond sati ispod mjesečnog, a u drugom preko, odnosno više radnih sati od mjesečnog fonda radnih sati. Uzimajući u obzir prethodno navedeno, molimo vas da nam u što kraćem roku dostavite pismeno mišljenje na koji način i kako voditi Evidenciju radnog vremena za radnike na koje se odnosi Odluka o preraspodjeli radnog vremena, odnosno šta upisivati u evidenciju radnog vremena, da li stvarno ostvarene radne sate ili mjesečni fond radnih sati za konkretan mjesec? Na koji način evidentirati radne sate prilikom obračuna plaća, te da li smije radnik imati više radnih sati od fonda sati tog mjeseca bez odluke o prekovremenom radu?+ Napominjemo da će se prilikom preraspodjele radnog vremena voditi računa da isto ne bude više od 52 sata sedmično, kako je Zakonom definisano, međutim šta ukoliko radnik ostvari veći fond radnih sati od dozvoljenog sedmičnog, na koji način isplatiti radniku višak radnih sati, može li se taj višak smatrati prekovremenim radom, pa da s tim u vezi bude i isplaćen na taj način?

PITANJE: 1. Kada radniku prestane radni odnos da li je Poslodavac dužan vratiti radniku original dokumentaciju koju je radnik dostavio prilikom zapošljavanja? 2. Da li Poslodavac smije zadržati kopiju dokumentacije radnika prilikom prestanka radnog odnosa, zbog arhiviranja pasive i da li je potrebno da radnik da saglasnost, odnosno potpiše izjavu o zadržavanju kopije/original dokumentacije kod Poslodavca nakon prestanka radnog odnosa? 3. Da li zadržavanje ovakvog vida dokumentacije relevantno prema Zakonu o arhivu, ZOR FBiH i Zakonu o zaštiti ličnih podataka?

PITANJE: Na koji način se u šihtericu (evidencija o prisustvu radnika na poslu) evidentira godišnji odmor za radnike koji rade u tzv. turnusu, odnosno u smjenama? Da li evidentiranje godišnjeg odmora treba da „prati“ smjene koje bi radio ili se godišnji evidentira od ponedeljka do petka , odnosno radnim danima kao da je radnik iz administracije? Npr. radnik radi svoju smjenu od 12 časova 27. 6. 2021. godine a tražio je i odobreno mu da korištenje godišnjeg odmora u trajanju od 12 dana od 28. 6. 2021. godine. Da li se u šihterici godišnji odmor piše odmah od 28. 6. 2021. godine? Kako tačno u navedenom primjeru treba računati i pisati u šihtericu godišnji odmor u trajanju od 12 dana. Kojeg dana radnik počinje, a koji završava godišnji odmor od 12 dana, ako je odradio svoju smjenu 27. 6. 2021. godine? Radnik inače radi: I smjena od 7,00 sati do 19,00 sati (odmor 24 sata) II smjena od 19,00 sati do 7,00 sati (odmor 48 sati). Isto tako, na koji način se evidentira bolovanje radnicima iz naprijed navedenog turnusa, da li se bolovanje evidentira kao da je radnik iz administracije (ponedeljak – petak po 8 sati) ili evidencija bolovanja treba da „prati“ smjene?