4.9. Obaveza vođenja evidencija

PITANJE: Molim Vas za informaciju, koliko dugo smo u obavezi u arhivi čuvati dokumentaciju iz oblasti radnih odnosa? Također, koliko godina unazad je poslodavac dužan izdati potvrdu o radnom iskustvu za zaposlenika koji je radio u privrednom društvu. Npr. zaposlenik je otkazao radni odnos u 2016. godini, a potvrdu o radnom iskustvu (ponovo) zahtijeva u 2022. godini?

PITANJE: Ranijim Pravilnikom o radu bilo je propisano da se osnovna plata povećava za svaku godinu staža kod Poslodavca za 0,4 %. Međutim, krajem 2019. godine donesen je novi Pravilnik kojim je regulisano da osnovna plata povećava za 0,4 % , i to povećanje nije uslovljeno radom kod Poslodavca. Pravilnik o radu bio je objavljen na oglasnoj tabli Društva. Neki radnici su po objavi istog donijeli uvjerenja o ranijem radnom stažu, te im je isti uračunat u obračun plate. Radnik , koji je uputio zahtjev koji dostavljamo u prilogu, isto nije dostavio, a isti je naš zaposlenik od 2018. godine, te mu se plata povećavala shodno stažu kod Poslodavca. Prije sedam dana na oglasnoj tabli objavljeno je obavještenje od strane Poslodavca da svi radnici koji do sada nisu dostavili potvrde o ranijem radnom stažu, iste dostave, radi usklađivanja obračuna minulog rada. Koliko je osnovan zahtjev radnika za retroaktivnu isplatu minulog rada, s obzirom da je pravilnik objavljen na oglasnoj tabli i da je radniku svaki mjesec uručena njegova platna lista u kojoj je prikazan obračun minulog rada, te isti nikad nije prigovarao. Također da li je ostala obaveza poslodavca da u matičnim evidencijama vodi podatke o ranijem radnom stazu, s obzirom da su 2016. godine vraćene radne knjižice radnicima. Da li je načinjen prekršaj ako poslodavac nije upisivao podatke o ranijem stažu?

PITANJE: Naime inspektor je stavio primjedbu na oznake, treba navesti slovne a ne brojčane. Obzirom da u Pravilniku ne stoje slovne, molim te dodatne informacije!

PITANJE: U matičnoj evidenciji radnika, rubrika pod rb. 19. zahtijeva da ispune podaci o radnom vremenu i to 1. ugovoreno sedmično vrijeme i 2. puno radno vrijeme. S obzirom da prema Zakonu o radnom vremenu, obaveznim odmorima mobilnih radnika (skraćeno) navodi: Član 5. (Sedmično radno vrijeme i vrijeme vožnje). (1) Prosječno sedmično radno vrijeme ne smije biti duže od 48 sati. (2) Maksimalno sedmično radno vrijeme može se produžiti do 60 sati, samo ako prosjek iz stava (1) ovog člana nije prekoračen tokom četiri mjeseca. …da li mi navodimo pod stavku 1. ugovoreno sedmično vrijeme 48h dijelimo na 6 radnih dana, a pod stavku 2. puno radno vrijeme pišemo 48h ili pod obje stavke pišemo 48h? Nije nam baš najbolje jasan ovaj dio.

PITANJE: Molimo Vas za informaciju u pogledu vođenja knjige matične evidencije radnika: – Rubrika 12 – da li je zaposleni na određeno ili neodređeno vrijeme (trajanje rada na određeno vrijeme) … u slučaju da je radnik zaposlen na određeno vrijeme, pa se sa istim produži Ugovor o radu da li svaki put upisujemo izmjenu i kada ne bude prostora gdje da upisujemo? – Rubrika 18 – mjesto rada… s obzirom da se bavimo međunarodnim transportom da li treba upisivati tu napomenu pod brojem 2. gdje se navodi – napomena da se rad obavlja na različitim mjestima; – Rubrika 20 – radni odnos do zaposlenja kod poslodavca – na osnovu kojeg dokumenta možemo doći do ovih informacija?

PITANJE: Dana 28.10.2021. godine, Uprava preduzeća donijela je Odluku o preraspodjeli radnog vremena za radnike koji obavljaju poslove i zadatke radnih mjesta gdje je Ugovorom o radu utvrđeno radno vrijeme kako slijedi: Puno radno vrijeme iznosi 40 (četrdeset) sati sedmično. Radnik počinje sa radom, i to : – u I (prvoj) smjeni od 08,00 sati do 20,00 sati i – u II (drugoj) smjeni od 20,00 sati do 08,00 sati. Vrijeme korištenja odmora u toku rada određuje se jednako za sve radnike koji rade 12 sati: – od 08:00 do 20:00 u periodu od 10,00 sati do 10,30 sati, i od 16,30 do 16,45 – od 20:00 do 08:00 u periodu od 22,00 sati do 22,30 sati, i od 04,30 do 04,45 Izuzetak u odnosu na stav (3) ovog člana odnosi na radnike koji su na takvim radnim mjestima gdje se rad ne može prekidati zbog sigurnosti i prirode tehnološkog procesa. Vrijeme trajanja odmora u toku rada iz stava (4) ovog člana može biti podijeljeno u više kratkih pauza, zbog sigurnosti i prirode tehnološkog procesa s tim da ukupna pauza ne može iznositi više od 30 minuta. Ostvareni sati rada po osnovu iz stava (5) ovog člana evidentiraju se kao redovni sati rada do mjesečnog fonda radnih sati. Preraspodjela radnog vremena vrši se na način kako je to propisno članom 48. Pravilnika o radu, broj: 02-02/17- 1234 od 31.03.2017. godine i člana 7. Pravilnika o Prvim izmjenama i dopunama Pravilnika o radu, broj: 02-02/18-878 od 27.02.2018. godine. Dakle, u skladu sa članom 39. Zakona o radu („Službene novine FBIH“, broj: 26/16 i 89/18), te gore citiranog člana 48. Pravilnika o radu Društva, donesena je Odluka o preraspodjeli radnog vremena, obzirom da radnici na radnim mjestima sa prethodno navedenim radnim vremenom u jednom mjesecu ostvare fond sati ispod mjesečnog, a u drugom preko, odnosno više radnih sati od mjesečnog fonda radnih sati. Uzimajući u obzir prethodno navedeno, molimo vas da nam u što kraćem roku dostavite pismeno mišljenje na koji način i kako voditi Evidenciju radnog vremena za radnike na koje se odnosi Odluka o preraspodjeli radnog vremena, odnosno šta upisivati u evidenciju radnog vremena, da li stvarno ostvarene radne sate ili mjesečni fond radnih sati za konkretan mjesec? Na koji način evidentirati radne sate prilikom obračuna plaća, te da li smije radnik imati više radnih sati od fonda sati tog mjeseca bez odluke o prekovremenom radu?+ Napominjemo da će se prilikom preraspodjele radnog vremena voditi računa da isto ne bude više od 52 sata sedmično, kako je Zakonom definisano, međutim šta ukoliko radnik ostvari veći fond radnih sati od dozvoljenog sedmičnog, na koji način isplatiti radniku višak radnih sati, može li se taj višak smatrati prekovremenim radom, pa da s tim u vezi bude i isplaćen na taj način?

PITANJE: 1. Kada radniku prestane radni odnos da li je Poslodavac dužan vratiti radniku original dokumentaciju koju je radnik dostavio prilikom zapošljavanja? 2. Da li Poslodavac smije zadržati kopiju dokumentacije radnika prilikom prestanka radnog odnosa, zbog arhiviranja pasive i da li je potrebno da radnik da saglasnost, odnosno potpiše izjavu o zadržavanju kopije/original dokumentacije kod Poslodavca nakon prestanka radnog odnosa? 3. Da li zadržavanje ovakvog vida dokumentacije relevantno prema Zakonu o arhivu, ZOR FBiH i Zakonu o zaštiti ličnih podataka?

PITANJE: Na koji način se u šihtericu (evidencija o prisustvu radnika na poslu) evidentira godišnji odmor za radnike koji rade u tzv. turnusu, odnosno u smjenama? Da li evidentiranje godišnjeg odmora treba da „prati“ smjene koje bi radio ili se godišnji evidentira od ponedeljka do petka , odnosno radnim danima kao da je radnik iz administracije? Npr. radnik radi svoju smjenu od 12 časova 27. 6. 2021. godine a tražio je i odobreno mu da korištenje godišnjeg odmora u trajanju od 12 dana od 28. 6. 2021. godine. Da li se u šihterici godišnji odmor piše odmah od 28. 6. 2021. godine? Kako tačno u navedenom primjeru treba računati i pisati u šihtericu godišnji odmor u trajanju od 12 dana. Kojeg dana radnik počinje, a koji završava godišnji odmor od 12 dana, ako je odradio svoju smjenu 27. 6. 2021. godine? Radnik inače radi: I smjena od 7,00 sati do 19,00 sati (odmor 24 sata) II smjena od 19,00 sati do 7,00 sati (odmor 48 sati). Isto tako, na koji način se evidentira bolovanje radnicima iz naprijed navedenog turnusa, da li se bolovanje evidentira kao da je radnik iz administracije (ponedeljak – petak po 8 sati) ili evidencija bolovanja treba da „prati“ smjene?

PITANJE: Poslodavac je u fazi donošenja Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Da li je u donošenju ovog pravilnika obavezno konsultiranje sa sindikatom odnosno vijećem zaposlenika.

PITANJE: Koja je to dokumentacija koju u dosijeu radnik mora imati? Šta se mora tražiti od novoupisanog radnika – ljekarsko uvjerenje? CIPS? lična karta? šta je obavezno? U PRIVATNOJ FIRMI!

PITANJE: Radnik koji tri dana nije došao na posao, niti o svojoj neprisutnosti obavijestio usmeno niti pismeno poslodavca, u šihterici u koji dio se evidentira neprisustvo ta tri dana?

PITANJE: Molim Vas za tumačenje Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Pravilnikom se ne propisuje izričito vođenje knjiga evidencije radnika prema podružnicama, već se navodi da je poslodavac obavezan voditi matične evidencije radnika. Također, prema ZoRFBiH čl. 43 propisana je obaveza vođenja knjiga evidencije o radnicima, ali nije naznačeno da li je obaveza poslodavca vođenje knjiga evidencije prema poslovnicama ili je dovoljno prema sjedištu. Mišljenje Federalnog ministarstva rada i socijalne politike u odgovoru na pitanje obrazlaže: “Naime, ukoliko su sjedište poslodavca i njegove organizacione jedinice smještene na istoj adresi, mišljenja smo da bi poslodavac trebao voditi zbirnu evidenciju o radnom vremenu svih radnika koji obavljaju poslove na tom mjestu rada, kako bi pomenute evidencije mogao predočiti inspektoru rada u skladu sa odredbom člana 43. Zakona o radu. Ukoliko je sjedište poslodavca i organizacionih jedinica na različitim adresama, mišljenja smo da bi u tom slučaju poslodavac mogao postupiti analogno odredbi člana 10. pomenutog pravilnika, kojom je uređeno pitanje vođenja evidencija o radnom vremenu radnika koji obavljaju poslove na izdvojenom mjestu rada. U tom slučaju poslodavac bi bio u obavezi da zaduži radnika za redovno vođenje i dostavljanje tih evidencija, koje je poslodavac obavezan kontrolirati.”, čime je obrazložen jasan stav oko evidencije o radnom vremenu, ali ne i o matičnoj evidenciji radnika. Da li je neophodno, te kojim članom se obavezuje poslodavac, voditi matičnu knjigu evidencije po svakoj podružnici? U suprotnom, da li je dovoljno da se vodi prema mjestu sjedišta firme (koja ima poslovnice i u FBiH i u RS)? Također, obaveza čuvanja personalnih dosijea radnika, da li je dovoljno imati ih u sjedištu ili je obavezan poslodavac imati i kopije u svakoj podružnici?

PITANJE: Imam pitanje u vezi vođenja evidencije uposlenih radnika. Šta ukoliko se prilikom vođenja evidencije desi da radnik nije unesen blagovremeno, a poslije njega su svi novi radnici uneseni? Dakle, nije unesen blagovremeno, a sada nema ni mjesta u evidenciji po tom datumu da se unese. Kako postupiti u tom slučaju? Da li je potrebno izbrisati evidenciju do tog perioda pa unijeti tog zaposlenika ili se on može i naknadno upisati?

PITANJE: Radnik je dobio rješenje o otkazu ali po njegovom zahtjevu za zaštitu prava iz radnog odnosa rješenje je stavljeno Van snage. Na koji način u šihtarici radnika da evidentiramo 10-15 dana dok se vodio postupak kada radnik nije dolazio na posao?

PITANJE: S obzirom da je zakonska obaveza Poslodavca da vodi matičnu evidenciju radnika, a da ista sadrži polje u koje je potrebno upisati radni staž radnika prije početka radnog odnosa kod trenutnog poslodavca, šta učiniti ukoliko radnik ne dostavi uvjerenje koje dokazuje staž (uvjerenje PIO/PU)? Da li moguće izdati pismo upozorenje pred otkaz radniku u tom slučaju? Ukoliko radnik ne dostavi navedeni dokument, poslodavac nije u mogućnosti ispravno voditi knjigu matične evidencije, jer nema podatke od radnika koje je potrebno upisivati.

PITANJE: Da li se rad od kuće, zbog pandemije, evidentira kao redovno radno vrijeme, obzirom da je naloženo od strane vlasti?

PITANJE: Do sada smo koristili interni sistem (bitrix) za evidenciju radnog vremena, u narednom periodu prelazimo na novi sistem (microsoft), te nas zanima, da li sve dosadašnje evidencije iz starog sistema trebamo prenijeti u novi sistem ili je dovoljno da imamo arhivu starog sistema spašenu, te u novi sistem unosimo od datuma prelaska na isti?

PITANJE: Zamolila bih Vas za odgovor vezano za Evidenciju radnog vremena kako je moguće ispoštovani Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu („Sl. novine“, br. 92/16) u smislu vođenja sedmičnog odmora (član 8. 9) gdje stoji da Evidencija o radnog vremenu sadrži sljedeće podatke: 9) vrijeme neprisustva na poslu: Vrijeme korištenja odmora (sedmičnog i godišnjeg) Zamolila bih Vas za jedan primjer elektronskog vođenja evidencije radnog vremena – izvještaj koji zadovoljava zakonsku regulativu.

PITANJE: Nije nam jasno svakodnevno vođenje knjige matična evidencija, unosimo samo svaku promjenu.

PITANJE: Da li je potrebno da Poslodavac vodi evidenciju prisustva radnika, te dnevnih ulazaka i izlazaka radnika iz prostorija firme? Da li je navedeno propisano nekim pravilnikom?

PITANJE: Pitanje je vezano za vođenje matične evidencije o radnicima: U slučaju otkaza sa ponudom novog ugovora o radu, odnosno prestanka radnog odnosa na određeno vrijeme, te istovremenog zaključivanja novog ugovora o radu na neodređeno vrijeme, da li se radnik ponovo upisuje u matičnu evidenciju radnika pod novim brojem sa podacima iz novog ugovora o radu?

PITANJE: Mi smo transportna firma, odnosno firma koja se bavi pružanjem usluga različitih vrsta transporta. U svojoj evidenciji radnika, imamo tri pripadajuće grupe radnika, ovisno o vrsti posla koju radnici obavljaju. Prvu grupu radne skupine čine radnici u administraciji, drugu grupu radne skupine čine radnici u mehanizaciji, a treću grupu radne skupine čine radnici za vršenje transporta-vozači. Naš problem, odnosno nejasnoće se javljaju prilikom evidentiranja radnih sati, unutar treće radne skupine (vozača). Konkretno, susrećemo se sa problemom da često navedena skupina radnika, ‘probija’ zakonom dozvoljen broj radnih sati na mjesečnom nivou, obzirom da pomenuti vrše transport u strane zemlje, pri čemu su pomenuti transporti uslovljeni mnogim faktorima na koje mi ne možemo uticati. Naravno, prilikom knjiženja putnih naloga koje zaprimimo od svojih radnika-vozača koje ispostavljaju nakon što se transport završi, mi iste knjižimo takve kakvi jesu bez ikakvih prilagođavanja, i koji su zaista realno predočenje nastalih događaja. Međutim, prilikom izrade šihterice, prilikom obračuna plata i unošenja broja efektivnih sati rada, mi smo prinuđeni pomenuto prilagođavati, jer kako smo ranije naveli postoje slučajevi koji prateći putne naloge na mjesečnom nivou imaju veći fond sati od onoga propisanim našim zakonom. Zanima nas sljedeće: 1. Obzirom da svi radnici tokom vršenja transporta u strane zemlje, transporta koji traje više dana, svakako prave zakonom propisane pauze, odnosno odmaraju, da li nam ta činjenica može poslužiti za pravdanje razlike u satima u platnoj listi i šihterici u odnosu na protokolisane dnevnice po putnim nalozima? 2. Da li smo u navedenom slučaju obavezni, ili nam to možda može poslužiti kao opcija, evidentiranje prekovremenih sati rada za navedene situacije, te da li možda postoje moguće posljedice za navedeno?

PITANJE: Koja je to dokumentacija koju u dosijeu radnik mora imati? Šta se mora tražiti od novoupisanog radnika – ljekarsko uvjerenje? CIPS? lična karta? šta je obavezno? (U privatnoj firmi!)

PITANJE: Škola koja broji 100 uposlenika. Vođenje šihtarice? Kako voditi ših listu za toliki broj radnika, jer svi odlaze i dolaze u različito vrijeme. Faktički bi trebali imati jednog administrativnog radnika koji će to raditi, jer sekretarica pored svih obaveza kojih ima je to neizvodivo. Da li postoji način da prisustvo na poslu vodimo po osnovu evidencije dežurnih profesora koji svako odsustvo pišu u knjigu dežurstva. Inspekcijski nadzor nam je naložio da to radimo, iako je to kako sam naveo, vrlo teško.

PITANJE: Molim informaciju u svezi zakonitosti Pravilnika o elektronskoj evidenciji i kontroli radnog vremena. Dana 28.8.2020. godine, direktor Zavoda je donio navedeni Pravilnik, sa primjenom od 1.9.2020.godine, međutim, ja sam 31.8.2020. godine kao djelatnik Zavoda uputio zahtjev za informaciju za očitovanje Ravnatelju i Vijeću uposlenika Zavoda u svezi nedorečenosti i nezakonitosti istog . Na što je Ravnatelj reagirao, te je dana 1.9.2020. godine donio Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o elektronskoj evidenciji i kontroli radnog vremena djelatnika Zavoda. S obzirom kako je Poslodavac donio brzopleto i bez suglasnosti i mišljenja djelatnika Zavoda (Vijeće uposlenika). Je li ovakvim postupanjem (Pravilnik se odnosi samo na jedan dio djelatnika, drugi djelatnici nisu opće obuhvaćeni-izuzeti su od bilo koje vrste evidencija, nije stavljen van snage prethodni Pravilnik, niti je izrijekom navedeno “lex posterior derogat priori/suprotno običajnom pravu tzv. desuetudo…). Mišljenja sam kako je Ravnatelj ovakvim postupanjem i samovoljom grubo prekršio Članak 21., 22., 23. i 24. Zakona o vijeću uposlenika FBiH (Sl. novine FBiH br:38/04), te je isti ništavan u skladu sa čl.25. istog Zakona, kao i čl. 5. i 16. Općeg kolektivnog ugovora FBiH (Sl. novine FBiH br: 48/16). Koristim priliku pitati, je li Ravnatelj Zavoda ovlašten za donošenje ovakvih općih akata kojima se reguliraju prava radnika iako se Ravnatelj bira na temelju Zakona o ministarskim, vladinim i drugim imenovanjima FBiH (Sl. novine Federacije BiH br. 12/03 i 34/03), kao i Zakona o radu čl. 27. Zakona o radu FBiH (Sl. novine FBiH br.26/16 i 89/18), Upravno vijeće sa njim sklopilo Ugovor o radu na temelju istog, ali i na temelju čl. 93. Pravilnika o radu djelatnika Zavoda, koje glasi: “…Puno efektivno radno vrijeme radnika Zavoda tijekom tjedna iznosi 40,00 sat i (četrdeset sati)….”? Član 5. Zakona o radu FBiH je određeno tko je poslodavac, a čl.6. istog Zakona je određeno tko je radnik? Može li se Ravnatelj/direktor sam izuzeti od obveze evidentiranja radnog vremena? Ako Zavodom temeljem statuta upravlja Upravno vijeće Zavoda? Isto tako, gore imenovani su postavili pitanje u svezi donošenja Pravilnika o video nadzoru. Može li poslodavac isto uvoditi bez prethodnog odobrenja od ovlaštene agencije za zaštitu osobnih podataka? Može li svojom Odlukom i Pravilnikom “preskočiti/zaboraviti” jednu kameru? Može li sustav, koji služi za zaštitu objekta i ljudi, koristiti za nadzor i evidentiranje djelatnika? Može li se ovakva odluka (uvođenje novih tehnologija, uporaba osobnih podataka) donijeti bez prethodnog mišljenja Vijeća uposlenika? (Molim pogledati presudu br:S1 3 U 014576 14 U, Sarajevo 6.10.2015. godine)

PITANJE: Poslodavac vodi evidenciju radnog vremena koja sadrži sve podatke sukladno Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim osobama angažiranim na radu. Inspekcija je dala primjedbu da ovi podaci nisu dovoljni bez evidencije potpisa radnika i označavanja tačnog vremena kada je došao i otišao sa posla, te da to možemo voditi kao posebnu evidenciju. Da li, shodno uputama inspektora, možemo voditi odvojenu tabelu evidencije sa spiskom radnika koji će se potpisivati prilikom dolaska i odlaska s posla i upisivati vrijeme dolaska i odlaska, s obzirom da navedeni pravilnik ne traži da evidencija koju već vodimo sadrži ove podatke?

PITANJE: Da li se za vlasnika ugostiteljske radnje mora voditi šihterica?

PITANJE: Ukoliko radnik ima VSS, a mi ga prijavljujemo na radno mjesto sa SSS u obrascu JS3100 upisujemo stvarno stanje i stručnu spremu sa kojom ga prijavljujemo (u dvije odvojene rubrike), međutim da li u knjigu matične evidencije također trebamo evidentirati obje stručne spreme kako bi nam se slagalo stanje sa ovim obrascem i da li u personalni dosije radnika uložiti obje diplome?

PITANJE: U skladu sa odobrenjem koje je 15.05.2020. dato predškolskim ustanovama da krenu sa radom, radnici koji imaju djecu jasličkog i vrtićkog uzrasta zahtijevaju da im se izda potvrda od poslodavca da su u obavezi fizički prisustvovati na poslu. U dopisu predškolskih ustanova stoji da kriterij koje će predškolska ustanova primijeniti, a u skladu sa preporukama nadležnog ministarstva, jeste prihvat djece roditelja koji ima obavezu fizičkog prisustva na poslu uz odgovarajući dokaz poslodavca. Molimo Vas za mišljenje šta ta potvrda treba da sadrži i koja je naša obaveza kao poslodavca vezano za ovu grupu roditelja?

PITANJE: Da li možemo u materijalu dobiti i mišljenje Federalnog min. rada i socijalne politike o evidenciji radnog vremena?