Pripremne radnje za izradu godišnjih finansijskih izvještaja
Autor članka: Dr. Mirna Pajević Rožajac
Ovlašteni eksterni i interni revizor
Pripremne radnje obuhvataju kontrolne i druge postupke kojim se provjeravaju knjiženja poslovnih događaja i knjigovodstvena dokumentacija, te organizacija i provedba godišnjeg popisa imovine i obaveza. Pripremne radnje se obavljaju prije godišnjeg popisa imovine i obaveza, kojim se utvrđuju stvarna stanja bilansnih pozicija i usklađuju knjigovodstvena stanja. Izvođenje popisa veoma ovisi o kvalitetu pripremnih radnji.
Popis imovine i obaveza može se vršiti i tokom poslovne godine u slučajevima promjene cijena proizvoda i robe i statusnih promjena u skladu sa Zakonom o privrednim društvima (spajanje, pripajanje ili dijeljenje, otvaranje stečajnog postupka ili pokretanje postupka likvidacije). Popis se obavlja tokom godine i zbog primopredaje dužnosti i ne oslobađa pravnu osobu od popisa sredstava i obaveza sa stanjem na dan 31. 12. tekuće godine.
Godišnjim popisom utvrđuju se stvarna stanja imovine, obaveza i kapitala, te se postojeća knjigovodstvena stanja svode na popisom utvrđena stvarna stanja kroz iskazivanje viškova ili manjkova. Porezni i računovodstveni tretman inventurnih razlika (viškova i manjkova) je ključni korak u popisnim aktivnostima. Na osnovu dobijenih podataka popisom, sastavljaju se finansijski izvještaji koji bi trebali pružiti istinit, fer, pouzdan i nepristrasan pregled imovine, obaveza, kapitala, promjena finansijskog položaja i dobiti ili gubitka pravnog subjekta.
Ključne riječi: Pripremne radnje, popis, manjkovi, viškovi, računovodstveni i porezni tretman
Uvod
Godišnji popis ukupne imovine i obaveza, inventuru, potrebno je napraviti najmanje jedanput godišnje. Popis se vrši po pravilu na kraju godine, kako bi završni račun prikazivao stvarno stanje, odnosno kako bi temeljni finansijski izvještaji bili realni i objektivni i kako bi korisnici na temelju takvih izvještaja mogli donijeti odgovarajuće poslovne odluke. Upravo zbog toga Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH („Službene novine FBiH“, broj 83/09) propisuje obavezu provođenja popisa. Jednako je tako i zahtjevima Međunarodnih računovodstvenih standarda i standarda finansijskog izvještavanja uređeno da finansijski izvještaji moraju fer i istinito prezentovati finansijski položaj i uspješnost društva, a to je moguće jedino ako knjigovodstveno stanje odgovara stvarnom stanju.
Popis je nezamjenjivi korektivni instrument knjigovodstvenih stanja na osnovu kojeg se vrši potrebna korekcija određenih pozicija iskazanih u glavnoj knjizi i pomoćnim knjigama.
Izvođenje popisa zavisi o kvaliteti pripremnih radnji. Pripremne radnje obuhvataju kontrolne i druge postupke kojima se provjeravaju knjiženja poslovnih događaja i knjigovodstvena dokumentacija, te organizacija i provedba godišnjeg popisa imovine i obaveza.
Aktivnosti neposredno povezane sa fer prezentacijom finansijskih izvještaja se, pored popisa imovine i obaveza (inventure), odnose i na ostale radnje koje u prvom redu imaju zadatak da se na određeni, specifičan način izvrši provjera svega onoga što je tokom godine evidentirano u glavnoj knjizi i u pomoćnim knjigama, kao i u ostalim evidencijama (vanbilansne evidencije i sl.) pravnog lica.
Prema Okviru za sastavljanje i prezentaciju finansijskih izvještaja, računovodstvo pravnog subjekta treba da se zasniva na računovodstvenim načelima:
- Tačnosti,
- Istinitosti,
- Pouzdanosti,
- Sveobuhvatnosti,
- Pravovremenosti,
- Potpunosti i
- Ažurnosti računovodstvenih evidencija.
Računovodstvo pravnog lica treba da bude organizovano na način da obezbijedi:
- Pouzdane informacije koje su relevantne za donošenje odluka za potrebe planiranja i kontrole izvršavanja planiranih aktivnosti,
- Da se blagovremeno i tačno javnosti prezentuju rezultati finansijskog poslovanja i stanje finansijskih stavki pravnog lica,
- Pružanje tačnih i blagovremenih računovodstvenih i komparativnih informacija za potrebe upravljanja i kontrole izvršavanja plana pravnog lica,
- Djelotvorno upravljanje novčanim i drugim sredstvima u skladu s usvojenim poslovnim politikama i ciljevima pravnog lica.
Najnoviji seminari
Izvinjavamo se, ali nije pornađen ni jedan rezultat u tražnoj arihivi. Možda pretraživanju mogu pomoći povezane objave.
Kontrolno-analitički postupci u računovodstvu
Jedna od osnovnih aktivnosti u svrhu postizanja visoke kvalitete finansijskog izvještavanja jesu kontrolno-analitički postupci u računovodstvu. Kontrolno-analitički postupci podrazumijevaju aktivnosti provjere i kontrole sa ciljem usklađivanja knjigovodstvenog stanja s onim stvarnim i realnim stanjem imovine, obaveza i kapitala. Može se govoriti o nizu aktivnosti u okviru kontrolno-analitičkih postupaka. Poseban naglasak se stavlja na sljedeće aktivnosti:
- Redovni godišnji popis imovine i obaveza,
- Računovodstveni (i porezni) tretman popisom utvrđenih inventurnih razlika,
- Konačan obračun amortizacije za 2019. godinu,
- Procjenjivanje i iskazivanje pozicija bilansa stanja,
- Ažuriranje poslovnih knjiga i evidencija,
- Usklađivanje poslovnih knjiga i drugi poslovi.
Većina ovih aktivnosti bi se trebala kontinuirano provoditi tokom čitavog obračunskog perioda, ali je činjenica da se isti intenziviraju i sa posebnim naglaskom provode krajem poslovne godine.
Sva pravna lica treba da najkasnije u mjesecu decembru tekuće godine pristupe pripremama vezanim za pravovremenu izradu finansijskih izvještaja za tu godinu. Ovo se prije svega odnosi na imenovanje komisija za popis – inventarisanje, te na sam popis imovine i obaveza, koji bi se trebao obaviti do kraja 2019. godine ili neposredno nakon isteka poslovne 2019. godine. Nadalje, u okviru ovih, predbilansnih radnji, potrebno je izvršiti provjeru stanja potraživanja i obaveza i njihovo usaglašavanje sa dužnicima, odnosno povjeriocima.
Radnje vezane za usaglašavanje pomoćnih evidencija sa glavnom knjigom u pravilu se mogu svrstati u procedure interne kontrole pomoću kojih se utvrđuju eventualne greške i nepravilnosti u knjiženjima, te propusti u vezi s obračunima poreza, doprinosa i drugih obaveza po osnovu javnih prihoda, te likvidnost same dokumentacije koja je bila osnov za evidentiranje poslovnih promjena.
Obaveze računovodstva na realizaciji pripremnih radnji su velike jer se odnose na sveobuhvatnu provjeru cjelokupnih aktivnosti pravnog lica pretočene u računovodstvenu evidenciju.
Predbilansne radnje treba da obuhvate, najmanje, sljedeće aktivnosti:
- Kontrolu pojedinih knjiženja i usaglašenost pojedinih konta, odnosno grupe konta,
- Sravnjenje glavne knjige sa pomoćnim knjigama,
- Usaglašavanje stanja prelaznih konta,
- Analiza i, po potrebi, otpis spornih potraživanja,
- Sravnjenje glavne knjige s ostalom analitičkom evidencijom,
- Popis imovine i procjenu vrijednosti pojedinih sredstava,
- Popis izvora sredstava,
- Iskazivanje i knjiženje razlika utvrđenih popisom,
- Provjeru obračuna poreza i doprinosa po osnovu koristi, dodatnih primanja, po osnovu isplata za autorske honorare, ugovore o djelu, nadzornim i/ili upravnim odborima, komisijama i sl.,
- Provjeru knjiženja prihoda i rashoda koji se odnose na izvještajni period.
Zadatak uprave, odnosno direktora pravnog lica je da:
- Imenuje komisiju za popis imovine i obaveza,
- Pozove na odgovornost zaposlenike koji ne obavljaju korektno svoj dio posla u pripremnim radnjama,
- Razmatra izvještaje računovođe o toku obavljanja pripremnih radnji,
- Donosi sve druge potrebne odluke.
Zakonski okvir
Zakonom o računovodstvu i reviziji Federacije BiH („Službene novine FBiH“, broj 83/09) popis je propisan kao obavezan predbilansni postupak i predviđene su novčane kazne za neizvršavanje obaveznog popisa imovine i obaveza u iznosu od 5.000 do 15.000 KM. Kada su u pitanju pripremne radnje posebno treba obratiti pažnju na odredbe članova 25, 26, 27. i 28. Zakona o računovodstvu i reviziji, kojim su regulisana pitanja vezana za popis imovine i obaveza, obračun amortizacije, te usaglašavanja stanja potraživanja i obaveza.
Pravne osobe kao i dijelovi tih pravnih osoba koje obavljaju poslove u inostranstvu, ako stranim propisima za pravne osobe i njihove dijelove nije propisana obaveza posebnog vođenja knjigovodstva, kao i podnošenja i revizije godišnjih finansijskih izvještaja, dužni su popisati imovinu i obaveze najmanje jednom u toku godine, a najkasnije do kraja tekuće poslovne godine.
Pravna osoba kod koje se nalaze tuđa sredstva, dužna je ta sredstva popisati posebno za svaku pravnu osobu kojoj ta imovina pripada i dostaviti im po jedan primjerak popisnih lista na kojima su ta sredstva popisana.
Popis imovine i obaveza tokom poslovne godine obavlja se i u slučajevima:
- Promjene cijena proizvoda i robe,
- Statusnih promjena u skladu sa Zakonom o privrednim društvima, spajanje, pripajanje ili dijeljenje, otvaranja stečajnog postupka ili pokretanja postupka likvidacije.
U navedenim slučajevima popis se provodi pod datumom nastanka statusne ili druge promjene. Pravne osobe koje su predmetom statusnih ili drugih promjena izrađuju finansijske izvještaje za period od 1. 1. do datuma statusne ili druge promjene.
Popis se obavlja tokom godine i zbog primopredaje dužnosti i ne oslobađa pravnu osobu od popisa sredstava i obaveza sa stanjem na dan 31. 12. tekuće godine.
Pravne osobe u stečaju i likvidaciji nisu obveznici popisa sa stanjem na dan 31. 12. Ove pravne osobe provode popis imovine i obaveza na dan otvaranja stečajnog postupka, odnosno pokretanja postupka likvidacije.
Iznimno, pravna osoba može svojim aktom predvidjeti duža razdoblja za popisivanje materijala u bibliotekama kao što su: knjige, fotografije, filmovi, arhivska građa i sl., sa tim da ta razdoblja ne mogu biti duža od pet godina.
Internim općim aktom i Odlukom o popisu utvrđuje se postupak provođenja popisa imovine i obaveza (određivanje komisija, način i rokovi popisa, način usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem). Pri utvrđivanju sastava pojedinih komisija za popis treba voditi računa da osobe koje su materijalno ili finansijski zadužene za sredstva koja se popisuju i njihovi neposredni rukovodioci ne mogu biti određeni u komisiju za popis tih sredstava.
U slučaju kada je vrijeme popisa imovine i obaveza prije 31. 12. komisija za popis je dužna da na temelju knjigovodstvenih isprava naknadno unese u popisne liste podatke o promjenama koje su nastale između dana popisa i 31. 12. tekuće godine, te izvrši usklađivanje i sravnjenje knjigovodstvenog i stvarnog stanja sa 31. 12. tekuće godine, a razmatranje rezultata popisa za odlučivanje o popisu, najkasnije 15 dana od dana isteka poslovne godine (tj. do 15. 1. naredne godine).
Podatke iz knjigovodstva u popisne liste ne unose osobe koja rade u knjigovodstvu, nego komisija. Na kraju popisa popisna komisija sastavlja izvještaj o obavljenom popisu, utvrđuje viškove i manjkove i dostavlja ga na razmatranje mjerodavnom tijelu.
Popis imovine i obaveza
Prema članu 25. Zakona o računovodstvu i reviziji FBiH
Pravno lice je dužno da na početku poslovanja, kao i najmanje jednom godišnje sa stanjem na dan kada se završava poslovna godina ili neki drugi obračunski period, određen u skladu sa ovim zakonom, izvrši popis imovine i obaveza sa ciljem da se utvrdi njihovo stvarno stanje, te da se u poslovnim knjigama izvrši usklađivanje stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem.
Obveznici redovnog godišnjeg popisa su, prema Zakonu:
- Pravna lica sa sjedištem u FBiH,
- Pravna lica i dijelovi tih pravnih lica koja obavljaju poslove u inostranstvu, ako stranim propisima za pravna lica i njihove dijelove nije propisana obaveza posebnog vođenja knjigovodstva, kao i podnošenja i revizije godišnjih finansijskih izvještaja.
Redovni popis, u roku koji ne može biti duži od pet godina, predviđen je Zakonom samo kada se radi o specijalnim predmetima. Naime, pravno lice može svojim aktom predvidjeti duže periode za vršenje popisa materijala u knjižnicama, kao što su: knjige, fotografije, filmovi, arhivska građa i sl., sa tim da ti periodi ne mogu biti duži od pet godina.
Zakon je izuzeo od obaveze redovnog godišnjeg popisa na 31. decembar pravna lica u stečaju i likvidaciji. Ova pravna lica provode popis imovine i obaveza na dan otvaranja stečajnog postupka, odnosno pokretanja postupka likvidacije jer je obaveza njihovog bilansiranja uređena na drugi način. Naime, pravno lice koje sastavlja finansijske izvještaje u skladu sa članom 35. Zakona dužno je godišnje finansijske izvještaje dostaviti u roku 60 dana od dana nastanka statusne promjene, pokretanja postupka likvidacije ili otvaranja stečaja, a za ostale poslovne godine u roku od 120 dana od dana isteka poslovne godine.
Popisuju se, po definiciji, sva sredstva i sve obaveze, što znači da je predmet popisa kako vlastita tako i tuđa imovina, koja se, iz bilo kog razloga nalazi kod pravnog lica.
Pravno lice kod kojeg se nalaze tuđa sredstva dužno je ta sredstva popisati posebno za svako pravno lice kojemu ta imovina pripada i dostaviti im po jedan primjerak popisnih lista na kojima su ta sredstva popisana. Kod pravnih lica čija su ta sredstva, ove se popisne liste uključuju u njihovu dokumentaciju o popisu.
Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH o popisu govori najprije u članu 13, kada uređuje obavezu donošenja akta o organizaciji računovodstvenog informacijskog sistema kojim se, između ostalog, uređuje popis sredstava i rokovi popisa. Dalje, u članu 26. razrađuje se pitanje organizacije popisa i utvrđuje obaveza donošenja odluke o popisu.
Članom 26. Zakona uređuje se da se internim općim aktom i odlukom o popisu utvrđuje postupak provođenja popisa imovine i obaveza (određivanje komisije, način i rokovi popisa, način usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem).
Zakon se bavi i tehnikom provođenja popisa i u tu svrhu određuje da se za provođenje popisa imovine i obaveza u pravnom licu formiraju komisije za popis. Pri utvrđivanju sastava pojedinih komisija za popis, prema Zakonu, treba voditi računa da lica koja su materijalno ili finansijski zadužena za sredstva koja se popisuju i njihovi neposredni rukovodioci ne mogu biti članovi komisije za popis tih sredstava.
U slučaju kada je vrijeme popisa imovine i obaveza prije 31. decembra, komisija za popis je dužna da na osnovu knjigovodstvenih isprava naknadno unese u popisne liste podatke o promjenama koje su nastale između dana popisa i 31. decembra tekuće godine te izvrši usklađivanje i sravnjenje knjigovodstvenog i stvarnog stanja sa 31. decembrom tekuće godine.
Podatke iz knjigovodstva u popisne liste ne unose lica koja rade u knjigovodstvu, nego popisna komisija.
Na kraju popisa, svaka popisna komisija sastavlja izvještaj o obavljenom popisu (elaborat), utvrđuje viškove i manjkove i dostavlja ga na razmatranje tijelu nadležnom za razmatranje rezultata popisa za odlučivanje o popisu, najkasnije 15. dana od dana isteka poslovne godine. Tijelo o kojem se ovdje govori je centralna popisna komisija, koja razmatra izvještaj svake pojedinačne popisne komisije, te donosi vlastiti izvještaj sa prijedlozima za saniranje popisnih razlika.
Vrste i metode popisa
Kada je riječ o popisu, razlikuju se dvije osnovne vrste popisa: redovni i vanredni. Redovni popis je godišnji popis koji se odnosi na izradu godišnjeg bilansa, a pod vanrednim popisom se podrazumijeva, u pravilu, djelomičan popis one imovine i obaveza kod koje se dogodi vanredni događaj (na primjer krađa, promjena cijena, promjena odgovornosti i sl.). Iz navedenog se može zaključiti da je redovni popis potpuni popis (popisuje se sva imovina i obaveze), dok vanredni popis može biti i nepotpun, odnosno djelomičan (ne popisuje se sva imovina i obaveze nego samo dio).
Prema vremenu obavljanja popisa, popis može biti:
- Redovan popis,
- Vanredni popis,
- Kontinuirani i
- Popis u specifičnim uslovima.
Pod popisom u specifičnim uslovima podrazumijeva se popis u slučaju:
- Statusnih promjena (pripajanje, spajanje, razdvajanje i sl.),
- Otvaranja postupka redovne likvidacije i stečaja,
- Promjene pravne forme i
- U drugim slučajevima određenim zakonom.
Prema kriteriju obuhvatnosti popis može biti:
- Potpuni popis,
- Djelimični popis.
Pravna lica mogu svojim opštim aktom predvidjeti da se popis određenih stvari obavlja u toku godine i u tom slučaju riječ je o kontinuiranom popisu.
Kontinuirani popis podrazumijeva način popisa imovine i obaveza po odgovarajućem planu tokom cijele godine, sa tim da se svaka stavka imovine i obaveza popiše barem jedanput godišnje. Zbog toga treba osnovati komisiju za popis kao stalno tijelo kako bi se popisom obuhvatili svi dijelovi imovine i obaveza. Kontinuirani popis ima značajnih prednosti u odnosu na jednokratni popis krajem poslovne godine, u prvom redu što se zbog stručnosti komisije kvalitetnije uočava problematika popisa, zadužene osobe za popis su odgovornije u svom radu, informiranost poslovodstva o stanju i kretanju sredstava, a time i nadzor nad korištenjem imovine je bolji, itd.
Kontinuirani popis se obavlja postepeno tokom godine. U slučaju popisa sredstava u toku godine obavezno se vrši usklađivanje stanja tih sredstava iskazanih u knjigovodstvu sa stanjem utvrđenim popisom pod određenim datumom, utvrđenim u opštem aktu, kojim se inače regulišu sva pitanja u vezi sa popisom.
Predmet godišnjeg popisa
Popisom se mora obuhvatiti cjelokupna imovina pravnog lica, kao i obaveze. Takođe, popisuju se i tuđa sredstva koja se u vrijeme popisa nalaze kod pravnog lica.
Prema tome, sa stanjem na dan 31. 12. 2019. godine popisuju se:
- Materijalna i nematerijalna stalna sredstva,
- Tekuća sredstva u obliku zaliha, novca i potraživanja,
- Sredstva koja se vode u vanbilansnoj evidenciji,
- Sredstva koja se nalaze kod drugih po bilo kojem osnovu (u inostranstvu, na putu, data na posudbu, na čuvanje, na zajam, popravak i sl.),
- Tuđa sredstva iz osnova zajedničkog ulaganja, roba primljena u komision i konsignaciju, sredstva primljena na posudbu, čuvanje, doradu obradu i sl.,
- Obaveze.
Obavezi popisa podliježu sva sredstva pravnog lica, bez obzira u kojem se obliku nalaze i bez obzira gdje se nalaze. Sredstva, vlasništvo pravnog lica koja na dan popisa nisu zatečena u pravnom licu popisuju se na osnovu vjerodostojne dokumentacije u posebne popisne liste, ukoliko do dana završetka popisa nije primljena popisna lista od pravnog lica kod koga se ta sredstva nalaze.
Obavezi popisa podliježu i tuđa sredstva zatečena na dan popisa kod pravnog lica (bez obzira po kojem osnovu se tu nalaze, kao roba primljena u konsignaciju i komision, sredstva primljena na doradu, obradu, preradu, popravku, sredstva uzeta u zakup i lizing, roba primljena od proizvođača za izvoz i dr.).
Obavezi popisa podliježu i potraživanja i obaveze. Da bi se mogao tačno i realno izvršiti popis potraživanja i obaveza, sve otvorene stavke se moraju identifikovati, odnosno mora se prethodno izvršiti njihovo usaglašavanje sa poslovnim partnerima.
Popis potraživanja i obaveza vrši se na osnovu otvorenih stavki u knjigovodstvu, sa tim što komisija za popis treba da provjeri, utvrdi i cijeni uzroke tih otvorenih stavki, njihovu realnost i dr.
Popisom se obuhvataju i sva ostala sredstva koja se nalaze u vanbilansnoj evidenciji, a koja nisu eventualno obuhvaćena nekim od posebnih popisa.
Vrijeme provođenja godišnjeg popisa
Godišnji popis (inventarisanje) sredstava i obaveza pravno lice je obavezno da izvrši na kraju poslovne godine, sa stanjem 31. decembra tekuće godine.
S obzirom da se na dan 31. decembra tekuće godine ne može obaviti popis svih sredstava i obaveza, popis se može početi obavljati i prije tog dana, pri čemu je uvijek bitno da se stanje svodi i iskazuje na dan 31. decembra tekuće godine. Promjene nastale od dana popisa do kraja poslovne godine unose se u popisne liste, naknadno na osnovu vjerodostojne dokumentacije, kao što su primke, trebovanja, otpremnice, fakture i dr., pri čemu se primljene količine dodaju, a izdate i otpremljene odbijaju. Da bi ovaj posao bio po obimu što manji i efikasniji, ipak je poželjno da se dan popisa odredi što je moguće bliže 31. decembru tekuće godine.
Rok u kojem komisije moraju obaviti popis pojedinih materijalnih vrijednosti određuje nadležni organ upravljanja pravnog lica u svojoj odluci o popisu i određivanju komisija. Ako je taj rok u odluci određen okvirno, tada poslodavni organ ili ovlašteni radnik u svojim uputama i nalozima određuje tačne rokove za početak i završetak popisa i svih drugih poslova u svakoj komisiji, odnosno za svaku kategoriju sredstava i obaveza.
Organizacija popisa (inventure)
Kako bi se popis imovine i obaveza obavio u što kraćem roku i bez poteškoća, potrebna je dobra organizacija popisa. Pritom se organizacija popisa razlikuje kod velikih i malih preduzeća. Naime, kod velikih se preduzeća zbog veličine popisa do u detalje razrađuje i planira ko obavlja popis, odnosno koje popisno povjerenstvo – komisija popisuje koju vrstu imovine, na koji način i u kojem roku, te do kada je potrebno izraditi elaborat o obavljenom popisu. Nasuprot tome, kod malih preduzeća se u pravilu imenuje jedna komisija za popis sve imovine i svih obaveza.
Prije samog popisa potrebno je obaviti određene pripremne radnje koje podrazumijevaju sljedeće:
- Pripremiti skladište i druge prostore u kojima se nalazi imovina koja će se popisivati. Kako bi se popis obavio što brže i jednostavnije potrebno je osigurati tehničke uslove za provedbu popisa (priprema alata, strojeva i drugih pomagala koja su potrebna za popis),
- Pripremiti imovinu koja će biti predmet popisa. Zalihe moraju biti grupisane i sređene po vrstama, dimenzijama i sl. kako bi se brže i lakše popisivale. Sva imovina koja se fizički popisuje (dugotrajna imovina, zalihe, sitan inventar) trebala bi biti označena nomenklaturnim oznakama po kojima se raspoznaje u knjigovodstvenoj evidenciji (šifre, inventurni brojevi) kako ne bi dolazilo do zamjene imovine ili dvostrukog popisivanja,
- Sređivanje knjigovodstvene evidencije – prije provedbe popisa u poslovnim knjigama moraju biti evidentirani svi poslovni događaji koji su se dogodili prije popisa. Analitičke bi evidencije trebale biti usklađene sa sintetičkim računima glavne knjige, odnosno analitičke evidencije potraživanja i obaveza bi trebale biti usklađene sa poslovnim partnerima, i
- Imenovati komisiju i napraviti plan popisa – internim aktom ili odlukom uprave potrebno je imenovati odgovornu osobu koja će rukovoditi popisom i napraviti plan popisa.
Sveobuhvatan postupak popisa svodi se na sljedeće radnje:
- Pripremne radnje,
- Utvrđivanje stvarnog stanja,
- Procjena pojedinih oblika imovine i obaveza,
- Utvrđivanje inventurnih razlika,
- Izrada i razmatranje elaborata o popisu.
Pripremne radnje obuhvataju:
- Osnivanje komisije za popis,
- Izradu plana popisa,
- Ažuriranje operativne i knjigovodstvene evidencije,
- Priprema popisnih lista za pojedine vrste imovine,
- Priprema imovine za popis (grupisanje istovrsnih upotrebnih vrijednosti, izdvajanje neupotrebljivih i oštećenih stvari, izdvajanje tuđe imovine i sl.),
- Izdavanje popisnim komisijama upute o provedbi popisa.
Odluka o popisu i obrazovanju komisija za popis
Da bi se popis obavio odgovorno i na vrijeme potrebno je imenovati komisiju ili komisije za popis. Zakonodavac se ne upušta u to ko će i kako će obaviti popis.
Članom 26. stav 2. Zakona o računovodstvu i reviziji propisano je da pri utvrđivanju sastava pojedinih komisija za popis treba voditi računa da osobe koje su materijalno ili finansijski zadužene za sredstva koja se popisuju i njihovi neposredni rukovodioci ne mogu biti određeni u komisiju za popis tih sredstava, a stavom 4. istog člana lica koja rade u knjigovodstvu ne mogu unositi knjigovodstvene podatke u popisne liste već samo članovi popisne komisije.
Prema tome, popisnu komisiju može činiti svaki radnik koji ne rukuje sredstvima koja su predmet popisa te komisije, kao i njegov neposredni rukovodilac. Istovremeno i radnik koji je materijalno zadužen za određena sredstva koja se popisuju i njegov neposredni rukovodilac mogu biti članovi popisnih komisija kojima je zadatak da popisuju sredstva za koja je materijalno zadužen neki drugi radnik. Tako npr. članovi komisije mogu biti i prodavači u prodavnicama i magacioneri ako nisu zaduženi za sredstva koja su predmet popisa.
Sigurno je da će u velikim pravnim licima biti formirano više komisija, kao i centralna komisija koja će organizovati i kontrolisati njihov rad, što će biti regulisano aktom pravnog lica.
Saglasno odredbama vlastitog pravilnika o popisu ili nekog drugog opšteg akta i obima posla koji se popisom treba obaviti, pravno lice osniva potreban broj stalnih ili povremenih komisija za popis, određuje dan pod kojim se popis obavlja, zatim vrijeme za popis i rok za dostavljanje izvještaja o izvršenom popisu.
Zakon o računovodstvu bliže ne uređuje ni broj članova popisne komisije, ali je uobičajeno da komisiju čine predsjednik i dva člana. S obzirom da je riječ o poslu koji se mora obaviti u određenom roku poželjno je da se izabere i tzv. rezervni član – zamjenik člana. Predsjednik komisije i članovi komisije za popis određuju se internom odlukom – rješenjem nadležnog organa pravnog lica iz reda radnika, odnosno članova pravnog lica, ali se u popisne komisije mogu angažovati i osobe koje nisu zaposlene kod pravnog lica. Odlukom se određuje i potreban broj stalnih i povremenih popisnih komisija.
Komisija za popis utvrđuje stanje popisom, sastavlja popisne liste i izvještaj o izvršenom popisu, čime su riješene i određene dileme koje su se često u praksi javljale po pitanju ko je obavezan da sastavi popisnu listu, izvještaj i dr.
Odluku o popisu i imenovanje komisija za popis imenuje nadležni organ pravnog lica, a to je uprava, odnosno direktor.
Obrasci za popis – popisne liste
Stanje sredstava utvrđeno popisom iskazuje se u posebnim obrascima – popisnim listama koje se formiraju odvojeno po grupama sredstava, po analitičkim kontima, a zalihe prema mjestu skladištenja.
U popisne liste treba unijeti odgovarajuće podatke za svaku pojedinu vrstu sredstava kao što su:
- Naziv i vrsta sredstva,
- Jedinice mjere i nomenklaturne brojeve za pojedine kategorije materijalnih vrijednosti,
- Cijenu i
- Stvarno stanje utvrđeno naturalnim popisom.
Popisne liste se sačinjavaju i rekapituliraju po pojedinim trocifrenim kontima na kojima se u knjigovodstvu vode sredstva i obaveze koje se popisuju.
Ispravke unesenih podataka u popisnim listama nisu dozvoljene, osim u slučaju ako su u pitanju očite greške. Ispravke se unose precrtavanjem na taj način da precrtani iznosi ostanu čitljivi. Komisija je dužna u svom izvještaju obrazložiti ispravke.
Poslije sprovedenog naturalnog popisa, na osnovu utvrđenog stvarnog stanja, unose se u popisne liste utvrđene vrijednosti, kao i vrijednosti pojedinih sredstava dobivene iz knjigovodstva i na osnovu istih se utvrđuju razlike, odnosno viškovi i manjkovi po vrstama, količini i vrijednosti u odnosu na stanje sredstava utvrđeno popisom.
Treba imati u vidu da se u popisne liste stalnih sredstava unose i podaci o ispravci vrijednosti kako do kraja prethodne godine tako i u tekućoj godini. Za manjkove stalnih sredstava utvrđene popisom mora se izvršiti konačan obračun amortizacije i to prije postupanja po odluci nadležnog organa pravnog lica, zbog toga što se na sadašnju vrijednost stalnih sredstava koja su nestala, tj. na kojim je utvrđen manjak obračunava i plaća PDV.
U posebne popisne liste unose se:
- Sredstva koja pripadaju pravnom licu, ali se u momentu popisa nisu nalazila kod njega (sredstva na putu, u inostranstvu, data na poslugu, zajam, čuvanje, popravku i sl.),
- Sredstva koja su se u momentu popisa našla kod pravnog lica, a koja ne pripadaju tom pravnom licu,
- Sredstva čije su vrijednosti umanjene zbog oštećenja, neispravnosti, zastarjelosti i slično,
- Gotov novac i druge vrijednosti u blagajni, čekovi, mjenice, obveznice i ostale hartije od vrijednosti i strana sredstva plaćanja,
- Potraživanja i obaveze za koje ne postoji uredna dokumentacija.
Pored navedenih sredstava za koja se sačinjavaju posebne popisne liste, pravno lice svojim opštim aktom određuje eventualno i druge slučajeve u kojima se sačinjavaju posebne popisne liste.
Popisne liste sredstava koja su se u momentu popisa našla kod pravnog lica, a koja njemu ne pripadaju, sastavljaju se za pravna lica kojima ta sredstva pripadaju i po jedan primjerak se dostavlja vlasnicima sredstava.
Popisne liste se popunjavaju u potrebnom broju primjeraka, a najmanje jedan primjerak se obezbjeđuje za knjigovodstvo pravnog lica.
Popunjene popisne liste potpisuju članovi komisije za popis i korisnik sredstava koja su popisnom listom obuhvaćena.
Popisne liste sadrže sljedeće podatke:
- Popisno mjesto,
- Broj popisne liste,
- Broj konta za imovinu koja je predmet popisa,
- Datum popisa,
- Naziv i vrstu imovine,
- Redni broj,
- Nomenklaturni broj (šifra pod kojom se vodi imovina),
- Jedinica mjere, količina, cijena i iznos popisane imovine,
- Knjigovodstveno stanje (količina, cijena i iznos),
- Razlike između stvarnog i knjigovodstvenog stanja (manjkovi i viškovi),
- Potpis računopolagača i
- Potpis članova komisije i drugi podaci.
Zadaci komisije za popis
Nakon izvršenih pripremnih radnji, popisna komisija treba izvršiti popis sredstava i obaveza.
Provođenje popisa obuhvata sljedeće faze:
- Utvrđivanje, mjerenje, prebrojavanje i bliže opisivanje sredstava i unošenje tih podataka u naturalnom obliku, u popisne liste,
- Upisivanje naturalnih promjena nastalih između dana popisivanja i određenog dana pod kojim se popis obavlja,
- Unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja sredstava u popisne liste,
- Utvrđivanje naturalnih razlika između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja,
- Vrijednosno obračunavanje stanja i razlika,
- Utvrđivanje uzroka neslaganja između stanja po popisu i knjigovodstvenog stanja,
- Potpisivanje popisnih lista i
- Sačinjavanje izvještaja o izvršenom popisu, koji obavezno sadrži i prijedloge o načinu likvidiranja utvrđenih popisnih razlika.
Način utvrđivanja naturalnih stanja zavisit će od vrste materijala i drugih sredstava koji su predmet popisa, načina pakovanja, veličine i sl. Tako da prilikom obavljanja poslova popisa treba imati u vidu:
- Sredstva koja su u originalnim i neoštećenim pakovanjima, popisuju se na osnovu deklarisanih oznaka i isprava (faktura, sprovodnica, prijemnica i slično),
- Količina kabastog materijala, poluproizvoda, proizvoda i robe može se procjenjivati na osnovu obima specifične težine ili na drugi pogodan način,
- Zalihe ili druga sredstva čija je vrijednost umanjena zbog oštećenja, neispravne su, zastarjele i sl. popisuju se u posebne popisne liste, o čemu se u izvještaju o popisu treba dati poseban prijedlog o postupanju s ovim sredstvima,
- Popis gotovog novca u blagajni, vrijednosnih papira i stranih sredstava plaćanja obavlja se brojanjem prema apoenima i unosi u posebne liste,
- Novčana, devizna i ostala sredstva na računima i depozitima kod banaka, popisuju se na osnovu izvoda, odnosno izvještaja o stanju tih sredstava na dan 31. 12.,
- Popis potraživanja i obaveza obavlja se prema stanju u knjigovodstvu. To znači da komisija pored tačnosti iskazanih obaveza i potraživanja na dan 31. 12. mora da provjerava i utvrđuje osnovanost i realnost iskazanih iznosa i razloga nepravovremene naplate, odnosno isplate, eventualnu zastarjelost obaveza ili potraživanja, zavisno od toga da li se radi o obavezama ili potraživanjima zavisit će da li će se dati prijedlozi za prenos na sumnjiva i sporna potraživanja, ispravku vrijednosti ili otpis potraživanja, oprihodovanje zastarjelih obaveza i sl.
Nakon obavljenog popisa i unošenja stvarnog stanja, u popisne liste se unosi i knjigovodstveno stanje tih sredstava. Važno je da se podaci iz knjigovodstva u popisne liste unose tek nakon naturalnog popisa, tj. da članovi komisije ne raspolažu knjigovodstvenim vrijednostima prije ili u toku popisa. Na taj način se jedino može postići objektivnost kod popisa.
Poslije obavljenog naturalnog popisa i novčanog obračunavanja vrši se utvrđivanje manjkova i viškova. Za utvrđene manjkove i viškove komisija ispituje uzroke nastanka tih manjkova i viškova. O tome će se zatražiti izvještaj u pismenom obliku od odgovornog rukovodioca, a za količine koje su primljene kao neupotrebljive ili sa greškom utvrđuje se da li je obavljena reklamacija. Novčana obračunavanja vrijednosti manjkova i viškova obavljaju se po cijenama iz knjigovodstva, a za viškove za koje nema knjigovodstvene cijene vrijednost procjenjuje komisija za popis ili posebna komisija određena odlukom o popisu. Za viškove stalnih sredstava utvrđuje se tržišna vrijednost, kao i za viškove sitnog inventara i ambalaže u upotrebi.
Komisija za popis je obavezna da sastavi izvještaj o izvršenom popisu i dostavi ga nadležnom organu pravnog lica na usvajanje.
Izvještaj / elaborat o obavljenom godišnjem popisu
Nakon što je popis obavljen, komisija je obavezna sastaviti izvještaj o obavljenom popisu. Izvještaj sadržava popisne liste, te objašnjenje obavljenog popisa. U trgovačkim i velikim društvima gdje postoji centralna komisija, obavezno je objediniti pojedine izvještaje o popisu svih komisija. Izvještaj o obavljenom godišnjem popisu trebao bi se sastojati od:
- Mišljenja popisne komisije o uzrocima utvrđenih viškova i manjkova,
- Prijedloga evidentiranja popisnih razlika,
- Podataka o stvarnom kalu, rasipu, kvaru i lomu,
- Mišljenja o sumnjivim, spornim i zastarjelim potraživanjima,
- Mišljenja o obavezama kojima je rok naplate (dospijeća) prošao, a još nije nastupila zastara,
- Mišljenja, odnosno objašnjenja popisnih razlika koje su nastale kao posljedica moguće pogreške zbog zamjene pojedine imovine,
- Primjedbe i izjave djelatnika koji rukuju materijalnim i novčanim vrijednostima o utvrđenim popisnim razlikama i
- Različite druge prijedloge i primjedbe koje se odnose na popis (prijedlozi za uklanjanje uočenih nedostataka, odnosno za promjene poslovnih politika prema poslovnim partnerima i sl.).
Odlučivanje o popisnim razlikama
Nakon što je izvještaj o obavljenom popisu napravljen, komisija ga dostavlja zakonskom predstavniku preduzeća, odnosno upravi ili drugom tijelu koje je nadležno za odlučivanje o rezultatima popisa. Nakon razmatranja izvještaja potrebno je donijeti niz odluka, na primjer:
- Kako postupiti sa popisnim razlikama (manjkovima i viškovima),
- Treba li za utvrđeni manjak teretiti odgovornu osobu ili će se manjak evidentirati na teret preduzeća i time predstavljati porezno nepriznati trošak,
- Koju je dugotrajnu materijalnu imovinu i zalihe potrebno otpisati (popisna komisija u popisnim listama naznačuje koja je imovina u lošem stanju ili neupotrebljiva, te se na temelju takvih zabilješki treba odlučiti o daljnjem postupanju sa tom imovinom – uništenje, prodaja, i sl.),
- Koja potraživanja vrijednosno uskladiti, koja otpisati, a koja utužiti,
- Koje obaveze otpisati,
- Odlučivanje o drugim faktorima vezanim za godišnji popis.
Donesene odluke su temelj za provođenje odgovarajućih knjiženja u knjigovodstvu.
Interne procedure usaglašavanja knjigovodstvenih evidencija
Prije obavljanja popisa i same izrade finansijskih izvještaja, potrebno je obaviti određene radnje koje su neophodne da bi se moglo pristupiti konačnom obračunu popisnih lista i iskazivanju eventualnih razlika. Pod tim radnjama se smatra sljedeće:
- Stanje blagajne treba usaglasiti sa stvarnim stanjem, jer eventualno odstupanje bi moglo da znači i greške u knjiženju naplata u blagajnu i isplata iz blagajne po raznim osnovama,
- Potrebno je izvršiti usaglašavanje stanja konta žiroračuna (analitika) sa stanjima na izvodima na dan 31. 12. 2019. godine. Posebno treba obratiti pažnju da li su svi izvodi obuhvaćeni u knjigovodstvenim evidencijama i odloženi hronološki prema svom nastanku, odnosno da slučajno neki izvod nije izostavljen pri knjiženju. Pravna lica koja imaju više žiroračuna kod različitih banaka trebaju posebno da obrate pažnju i izvrše kontrolu za svaki žiroračun pojedinačno,
- Potrebno je izvršiti usaglašavanje prelaznih konta u okviru konta žiroračun (k-to 2009) preko kojih se vrši knjiženje izvršenih isplata iz blagajne i primitaka u blagajnu, a sve je vezano za podignutu gotovinu sa žiroračuna,
- Izvršiti usaglašavanje između robnog i finansijskog knjigovodstva,
- Izvršiti provjeru da li je nabavljena roba i materijal evidentirana u knjigovodstvu, je li izvršeno formiranje nabavne cijene (za robu i materijal u skladištu), odnosno je li formirana maloprodajna cijena u skladu sa MRS-om i u skladu sa Zakonom o PDV-u,
- Potrebno je izvršiti usaglašavanje robnog knjigovodstva sa podacima u finansijskom knjigovodstvu za svako skladište i prodajno mjesto zasebno,
- Potrebno je usaglasiti podatke iz robnog knjigovodstva sa podacima o vrsti i količini robe u skladištu, odnosno u skladišnoj evidenciji,
- Potrebno je izvršiti usaglašavanje podataka materijalnog knjigovodstva sa podacima koji se po vrsti i količini materijala, inventara i rezervnih dijelova vode u skladišnoj evidenciji,
- Potrebno je izvršiti provjeru da li je evidentiran i knjižen manjak robe ili proizvoda u prodavnici robe, materijala i proizvoda na skladištu iznad aktom dozvoljenog kala, rastura, loma i kvara, na koju vrijednost je pravno lice dužno obračunati PDV. Zbog toga je potrebno manjak do iznosa aktom dozvoljenog kala, rastura, kvara i loma knjižiti na teret posebno analitički raščlanjenog konta, a iznos manjka preko dozvoljenog kala, rastura, loma i kvara knjižiti na drugo analitički raščlanjeno konto, ako manjak pada na teret pravnog lica, odnosno na konto „potraživanja od zaposlenih“, ako se za manjak tereti odgovorno lice ili zaposlenik,
- Izvršiti provjeru da li je vanknjigovodstvena evidencija usaglašena sa knjigovodstvenom evidencijom. Kada je u pitanju vanknjigovodstvena evidencija onda se u prvom redu misli na Trgovačku knjigu na veliko (TKV) i na Trgovačku knjigu na malo (TKM), koju je svaki trgovac obavezan voditi na način propisan Pravilnikom o obliku, sadržaju i načinu vođenja Trgovačke knjige. Ova evidencija treba da bude usaglašena sa knjigovodstvenom evidencijom, a usaglašavanje se vrši sravnjenjem stanja iskazanih u TKV sa stanjem u robnom knjigovodstvu i to za svako skladište, a TKM sa stanjem u finansijskom knjigovodstvu i to za svaki maloprodajni objekt, odnosno za svako prodajno mjesto,
- Izvršiti provjeru da li postoji evidencija o nabavci i utrošku akciznih proizvoda po vrsti, količini i vrijednosti koji se koriste kao repromaterijal za proizvodnju proizvoda,
- Izvršiti provjeru knjiženja proizvodnje, usaglasiti početno i krajnje stanje zaliha gotovih proizvoda sa korekcionim kontima 595 i 596.
Pogledajte i ostale Novosti.